М.: Экономика, 1970.- 807 с. Терещенко Курс для высшего управленческого персонала Часть вторая. Управляющий и проихводство Глава V. Методы закупок, повышающие эффективность производства После принятия решения о производстве определенной продукции, приобретения нужных машин и оборудования необходимо обеспечить производство сырьем, полуфабрикатами и комплектующими изделиями. Говоря точнее, возникает проблема покупки нужного количества требуемых материалов по приемлемым ценам. Результаты закупок оказывают влияние на всю деятельность компании — на качество продукции, методы производства, затраты рабочего времени и прибыли. Возьмем, например, роль закупок в увеличении прибылей. Служба закупок способствует достижению этой цели путем снижения затрат на покупку материалов. Расходы на материалы и услуги на большинстве предприятий составляют примерно 50% общих издержек производства. Обычная компания, прибыль которой составляет 8—9% суммы реализованной продукции, имеет возможность увеличить получаемую прибыль до 10% и более за счет снижения расходов на материалы только на 2%. Прибыль, получаемая на каждый сэкономленный на материалах доллар, почти равняется прибыли на 11 долл. дополнительной реализации. Организация закупок. Каждая компания по-своему организует закупки. В небольших компаниях часто сам владелец выполняет всю работу по закупкам, тогда как на крупных предприятиях для этого требуются заготовители или агенты по закупкам, помощники заготовителей, помощники агентов по закупкам и множество конторских служащих. Агент по закупкам вместе с 1—2 помощниками — конторскими служащими — могут составить небольшой отдел. При такой организации агент по закупкам обычно подотчетен управляющему заводом. Он поддерживает тесные связи с начальниками цехов и бригадирами, чтобы определить потребности производства в материалах. Закупками по совместительству может заниматься даже управляющий заводом. Функция закупок в крупных компаниях носит более специализированный характер. Начальник отдела закупок здесь обычно называется управляющим по вопросам закупок или директором по закупкам. Иногда он подотчетен непосредственно президенту компании и по служебному положению приравнивается к директорам по производству, финансам и сбыту. Но чаще всего он подчиняется директору по производству и приравнивается к начальнику отдела контроля производства, управляющему заводом, начальнику инженерного отдела и начальнику отдела кадров1. В фирмах, состоящих из одного завода и выпускающих продукцию по ограниченной номенклатуре, обычно применяется централизованная система закупок, когда всеми закупками занимается одна контора. Такая система позволяет работникам службы закупок специализироваться на закупках определенных материалов, дает возможность централизовать подачу заказов и правильно управлять всеми материальными запасами. В некоторых компаниях, состоящих из нескольких заводов, каждый из которых выпускает различные виды изделий, применяется децентрализованная система закупок. Каждый завод здесь сам определяет собственные потребности в материалах и закупает их через свою контору по закупкам. В иных компаниях иногда применяется сочетание централизованной и децентрализованной систем с координацией работы в рамках местной системы закупок. При такой системе агенты по закупкам соответственно обслуживают отдельные заводы, но подчиняются центральной конторе по закупкам. Отношение службы закупок к другим отделам и функциям. Связь с функцией составления финансовых смет. В компаниях, где приняты системы составления смет по многим показателям, служба закупок свою работу выполняет в соответствии с показателями смет. План сбыта, или прогноз сбыта, служит основой для планирования производства. После утверждения планов сбыта производство, исходя из показателей этого плана, определяет годовой объём выпуска каждого вида изделия. Показатели производственного плана затем пропорционально распределяются по временам года или периодам. После определения показателей производственного плана разрабатываются другие сметы, в которых более подробно раскрываются издержки производства. Основные материалы, объем потребления которых зависит от объема выпуска продукции, включаются в баланс потребности в материалах. Вспомогательные материалы, вещественно не входящие в продукцию, такие, как смазочные масла и прочие материалы, используемые для эксплуатационных нужд, обычно включаются в смету эксплуатационных расходов. В балансе потребности в материалах в смете эксплуатационных расходов указываются только физические объемы потребности, но они служат основой при разработке сметы закупок, в которой определяются как объемные, так и стоимостные показатели. В планы закупок включается также расписание предполагаемых сроков завоза. Связь со службой контроля производства. Службы закупок и контроля производства должны работать в тесном контакте. Независимо от того, определяются ли в детальных сметах потребности производства в материалах или нет, служба контроля производства представляет службе закупок производственные графики, расчеты потребности в материалах и издержек производства. Служба контроля производства своевременно дает дополнительные сведения об изменениях, вносимых в производственные планы, скажем о работах, выполняемых по индивидуальным или специальным заказам, о новых видах продукции, а также об изменениях конструкции изделий и технологии их производства. Имея такую информацию, служба закупок может определять потребности в материалах, составлять графики размещения заказов и планировать уровень запасов, необходимых для удовлетворения нужд производства. Служба закупок консультирует службу контроля производства относительно марок и видов материалов, соответствующих основным техническим характеристикам, разрабатываемым конструкторской службой. Служба закупок оказывает помощь в планировании продолжительности производственных циклов и информирует службу контроля производства о ходе закупок, осуществляемых на основании поданных заявок. Служба закупок сообщает отделу контроля производства об уровне запасов на складах. Иногда она может обратить внимание отдела контроля производства на новые виды продукции или методы производства. Связь со службой сбыта. Служба закупок пользуется получаемой от службы сбыта информацией о предполагаемом объеме сбыта продукции в качестве руководства при определении цифровых показателей своей работы. Служба сбыта сообщает службе закупок о получении специальных заказов и новых контрактах. Представители службы сбыта, работающие непосредственно в местных конторах или в магазинах, обращают внимание службы закупок на новые изделия и материалы. В тех случаях, когда поставщики одновременно выступают и в роли покупателей, представители также могут ускорять поступление заказов или сообщать определенную информацию, используемую при оценке поставщиков. Служба закупок часто информирует службу сбыта о поставщиках, которые являются потенциальными покупателями. Служба закупок готовит стоимостные расчеты, касающиеся материалов, и эти расчеты используются при установлении цен на продукцию и при конструировании изделий. Документы службы закупок служат для работников сбыта важным источником информации о ценах и методах сбыта конкурентов. Связь со складами. Склады и служба закупок совместно несут ответственность за управление запасами, за правильное оформление документов и учет материальных ценностей. Их задачи настолько общие, что эти две функции часто объединяются в одну. Склады обычно оказывают помощь службе закупок в определении оптимального размера заказа и уровня запасов; от складов иногда исходит инициатива закупок, и они подают заявки на материалы для пополнения своих запасов. Служба закупок всегда информирует склады о поданных заказах и предполагаемом сроке поступления заказанных материалов, с тем чтобы они подготовились к складированию этих материалов и их выдаче. На складах поступающие материалы проверяют в соответствии с данными, указанными в формуле, а письменные сообщения о принятии материалов или фактуры направляются для подтверждения получения в службу закупок. Связь с функцией перевозок. Транспортные расходы составляют значительную часть общей стоимости материалов, поэтому служба закупок стремится по возможности сократить эти расходы. В некоторых организациях имеются самостоятельные отделы перевозок, которые согласуют вопросы доставки материалов с грузоотправителями и транспортными организациями, но во многих случаях вопросами перевозок занимаются один или два работника отдела закупок. Независимо от масштаба службы перевозок и места ее в организационной структуре она занимается проблемой доставки материалов к месту их потребления в кратчайшие сроки и с наименьшими транспортными расходами. В некоторых компаниях проводится анализ работы транспортных организаций, которые вероятнее всего могут заняться перевозкой грузов от соответствующих поставщиков. Служба перевозок обычно интересуется, какими транспортными и погрузочно-разгрузочными средствами и складскими емкостями располагает транспортная организация, насколько слаженна ее служба связи, насколько квалифицированны ее экспедиторы и агенты по розыску грузов, утерянных в пути, есть ли у нее специальные соглашения с другими надежными транспортными организациями о порядке передачи грузов. Служба перевозок часто рассылает постоянным поставщикам компании специально разработанные инструкции по отгрузке, которыми поставщики; пользуются при выполнении повторных заказов. Служба перевозок должна следить за тем, чтобы поставщики при отправке грузов придерживались указанных инструкций в целях снижения расходов. Служба закупок отдельно изучает каждый специальный заказ, с тем чтобы определить наилучший маршрут и способ перевозки грузов, поступающих по этим заказам. Связь с финансовым отделом и бухгалтерией. Подготовка каждого заказа начинается с ряда счетных операций. Стоимости заказа записываются на соответствующий инвентарный счет, накладные выверяются для установления их правильности, для уплаты поставщикам выделяются специальные средства. При закупке особенно больших партий материалов или при выполнении правительственных заказов до начала закупок часто приходится выполнять специальные требования счетного и финансового характера. Для капитальных затрат на приобретение оборудования и строительство производственных зданий и сооружений обычно требуется особое разрешение финансового отдела. Когда закупки производятся за счет средств отделов, заказы до направления их поставщикам обычно передаются в финансовый отдел на проверку и утверждение. Такого же порядка придерживаются при получении разрешения на специальные закупки в организациях, где не принята система детальных финансовых смет. Расчеты следует подразделять на три категории: расчеты, производимые отделом закупок, бухгалтерией и финансовым отделом. Для того чтобы сократить дублирование в расчетах, в большинстве компаний в соответствии с принятым порядком учета для отдела закупок разработаны специальные бланки. Отдел закупок проверяет бланки-заказы и копии их направляет в бухгалтерию для занесения расходов на соответствующие счета и для оплаты. Эти копии служат официальным документом и в последующем используются при проверке бухгалтерских книг. Все три рассмотренные службы должны периодически проверять свою работу, с тем чтобы не допускать дублирования. Принципы правильной организации закупок Чем должна и не должна заниматься служба закупок? Функция закупок — это штабная функция, имеющая своей целью обеспечение производства материалами за счет внешних источников. По своей природе и благодаря широким связям с другими штабными отделами и производственными подразделениями служба закупок иногда несет ответственность за выполнение и таких работ, которые обычно входят в обязанности других служб, а с другой стороны, в некоторых случаях она бывает лишенной своих обычных прав и обязанностей. Служба закупок сама не решает, что следует закупать. Она лишь передает заявки производственных подразделений, выступающих в роли потребителей, другим организациям, поставляющим соответствующие материалы. Только отдел контроля производства и производственные подразделения могут знать, что, где и к какому времени требуется. Служба закупок тщательно проверяет заявки с точки зрения соответствия указанных в них материалов техническим условиям. Если есть возможность купить более дешевые и менее дефицитные материалы, служба закупок может предложить пересмотреть технические условия или затребованное количество материалов. Она может накоплять ряд заявок, с тем чтобы потом заказать материалы экономически обоснованными партиями и получать скидку с цены при покупке большего количества материалов и при перевозке их в транзитных нормах. Однако служба закупок не должна пересматривать затребованное количество материалов, если только она не уверена в том, что такой пересмотр не нанесет ущерба производству. Хотя служба закупок не имеет возможностей и прав разрабатывать технические условия, она тем не менее может рекомендовать конструкторской группе соответствующие марки и виды материалов. Служба закупок может изменять технические условия, указанные в заявках, только с одобрения конструкторской группы и имеет право исправлять явные ошибки, встречающиеся в заявках. Иными словами, служба закупок должна делать заказы на затребованные материалы и не может по своему усмотрению изменять технические условия. Выбор поставщиков входит в обязанности только службы закупок. До тех пор пока потребности производственных подразделений удовлетворяются нормально, никакому другому отделу нет дела до того, откуда поступают материалы. Высшее руководство полностью полагается на службу закупок в определении качества материалов и слаженности работы поставщиков, Все соглашения и договоры с поставщиками заключаются через службу закупок. Вопросы цен, характера договоров, упаковки и отгрузки служба закупок должна решать совместно с поставщиками. В некоторых компаниях никому, кто не работает в отделе закупок, не разрешается обсуждать с поставщиками вопросы, касающиеся закупок, или вести переписку с ними. Выбор поставщиков. Выбор поставщиков начинается с того момента, когда возникает потребность в определенном изделии или материале. Чаще всего это связано с конструированием нового изделия. Как только общие технические условия нужного материала становятся известными конструкторской группе, она ставит в известность об этом службу закупок. Даже если служба закупок не знает точных технических условий и допусков, она уже может начинать искать поставщиков, если ей в общих чертах известно то, что следует искать. Первый шаг при выборе поставщика начинается с выявления всех потенциальных источников — поиска всех, кто производит требуемый материал или может производить его в случае необходимости. В случае обычных многократно заказываемых материалов проблем нет: один или два телефонных звонка, и "поиск" кончается. Но выбрать поставщика не так просто, когда требуется новый, необычный материал. В таких случаях служба закупок вынуждена тратить огромные усилия для того, чтобы найти поставщиков, которые могли бы поставлять этот материал. Работники службы закупок изучают торговые справочники, рекламные издания и номенклатуры-ценники. Они обзванивают расположенных поблизости поставщиков, просматривают деловую переписку, пишут письма поставщикам. Представители поставщиков узнают об этих поисках или через других, или при посещении данной компании и.предлагают службе закупок ознакомиться с их продукцией. Так возникает список потенциальных поставщиков. После того как выявлена представительная группа фирм-поставщиков, служба закупок может принимать заявки поставщиков. Некоторые цены становятся известными уже при изучении ценников или выявляются во время бесед с торговыми представителями, или в результате переписки с поставщиками. Работники службы закупок могут позвонить по телефону или написать соответствующие письма и другим компаниям и проводить, таким образом, своеобразные неофициальные торги. В некоторых случаях служба закупок даже может сообщать поставщикам, что предлагают их конкуренты, чтобы они могли при желании "сбавить цены". Однако торги затрагивают общие интересы компании, и поэтому во многих компаниях не разрешается разглашать информацию о ценах, даже если они предложены неофициально. При закупках крупных партий материалов, при выполнении правительственных заказов и в случае, если этого требуют общие руководящие установки компании, служба закупок объявляет официальные торги. Она извещает поставщиков о технических характеристиках и количестве требуемых материалов и принимает от них заявки, присылаемые в запечатанном виде. Вопрос решается в пользу того поставщика, который предлагает наиболее дешевые материалы, если они отвечают всем остальным требованиям. Согласно установкам, которых обычно придерживаются компании, поставщикам не разрешается изменять предложения, за исключением тех случаев, когда допущены ошибки или вносятся изменения в технические характеристики соответствующих материалов. Отделы закупок некоторых компаний извещения о торгах направляют только ограниченному кругу фирм. Изучая список потенциальных поставщиков, служба закупок получает более специфическую информацию, необходимую для определения наиболее подходящих поставщиков. Каковы их сравнительные производственные мощности и возможности? Каковы сравнительное качество и стоимость материалов? С кем из поставщиков легче работать и кто из них более надежен? Для того чтобы получить ответы на эти вопросы служба закупок может направлять своих представителей посмотреть предприятия потенциальных поставщиков. Организация закупок у нескольких поставщиков. Служба закупок внимательно анализирует относительные достоинства всех поставщиков, предлагающих свои услуги. После такого анализа составляется список тех поставщиков, которые могут обеспечивать наиболее подходящими материалами по приемлемым ценам. Службы закупок в некоторых компаниях продолжают сокращать этот список до тех пор, пока не остановятся на одном наиболее подходящем поставщике, но большинство из них предпочитает пользоваться услугами нескольких поставщиков. В таком случае апробируется несколько поставщиков и заказы делятся между ними или же им даются поочередно. Если один из поставщиков окажется не в состоянии поставлять материалы из-за пожара, забастовки или аварий, обеспечить нужное качество поставляемых материалов или не сможет поставлять их к указанному сроку, его доля в заказе делится между остальными поставщиками. Какое число поставщиков должно участвовать в выполнении заказа на каждый материал, вопрос суждения службы закупок. Это зависит от важности материала, от конъюнктуры в данной области производства и требуемого количества данного материала. Большинство компаний пользуются услугами по крайней мере двух надежных поставщиков на каждое основное изделие или материалы, используемые в производстве. Пользоваться услугами нескольких поставщиков не всегда выгодно. Если определенное изделие могут поставлять только два предприятия и одно из них выпускает продукцию низкого качества, то возможность получения этого изделия от двух поставщиков в данном случае совершенно исключается. Служба закупок ни в коем случае не должна поступиться качеством или какими-либо другими требованиями только ради того, чтобы пользоваться услугами нескольких поставщиков. Оценка поставщиков. Окончательное решение при выборе поставщика принимается на основе практического опыта. Служба закупок не сможет дать правильную характеристику поставщику до тех пор, пока не станет пользоваться его услугами и не будет располагать данными о качестве его продукции, полученной при ее потреблении в течение определенного времени. Служба закупок судит о поставщиках по качеству, цене и другим характеристикам каждой партии поставляемых материалов и на основе этих оценок принимает решение — продолжать или прекращать давать им заказы. Многие моменты в деятельности поставщика не поддаются оценке. Хорошие поставщики дают различного рода консультации и оказывают техническую помощь. Как может оценивать агент по закупкам надежность поставщика, его обходительность и дружелюбное отношение? А такие неуловимые моменты способствуют установлению хороших деловых отношений с поставщиком и он должен учитывать их. Другие моменты в таких отношениях измерять можно. Стоимостные показатели оцениваются путем сравнения. Качество определяется с помощью специальных формул и данных, полученных при приемочном контроле, о которых будет сказано дальше в этой главе. Можно соответствующим образом оценивать и качество обслуживания поставщиком своего потребителя. Одним из методов оценки качества такого обслуживания является сопоставление запланированных и фактических сроков поставок. В результате получается "оценка по срокам поставок". Поставщики должны доставлять затребованное количество материалов к соответствующему сроку — не раньше и не позже запланированного срока поставки. Досрочные поставки обычно требуют меньших дополнительных издержек, чем поставки запаздывающие, тем не менее служба закупок должна снижать оценку за такие поставки, так как они нарушают планы и вызывают больше работы, чем поставки в установленные сроки. За сверхурочную работу по разгрузке и при неожиданном досрочном прибытии грузов компании, по всей вероятности, придется заплатить так же, как и при поставках после установленных сроков. Служба закупок может ставить поставщикам следующие оценки за сроки поставок заказанных материалов; 100 — при получении заказанной партии в установленные сроки или на неделю раньше; 80 — при получении заказанной партии на неделю позже или на две недели раньше установленного срока; 60 — при получении заказанной партии на две недели позже или на три недели раньше установленного срока; 40 —при получении заказанной партии на три недели позже или на четыре недели раньше установленного срока; 20 — при получении заказанной партии- на четыре недели позже установленного срока. 0 — при получении заказанной партии на пять или более недель позже установленного срока. Дробность поставок также служит показателем качества обслуживания поставщиком своего потребителя. Если поставщик производит большое количество отгрузок мелкими партиями, не придерживаясь графика поставок, то это характеризует его не с лучшей стороны. Оценка за дробность поставок определяется путем деления числа запланированных отгрузок на число фактических отгрузок. Если поставщик вместо 15 делает 20 отгрузок, то он получает за партионность поставок оценку 75%. Из суммы оценок за сроки поставок и партионность поставок складывается общая оценка качества обслуживания поставщиков потребителя. Каждая составная часть взвешивается в зависимости от влияния, которое она оказывает на работу предприятия. Скажем, служба закупок устанавливает 60% общей оценки за срок поставок и 40% —за партионность поставок. Если данный поставщик получил оценку 85% за сроки поставок и 75% за размер поставок, то общая оценка качества обслуживания поставщиком потребителя составит 81 балл из 100, получаемых как 60% от 85 плюс 40% от 75. Является этот балл "проходным" или нет, зависит от требований, предъявляемых поставщикам. При подобной системе оценки "проходной" балл за качество обслуживания поставщиком потребителя обычно не должен быть ниже 90. Установление и сохранение связей с поставщиками. Цель всей рассмотренной процедуры состоит в том, чтобы найти одного или нескольких поставщиков, которые могли бы должным образом обслуживать компанию и поставлять ей материалы соответствующего качества по приемлемой цене. Чем надежнее поставщик, тем лучше взаимопонимание между поставщиком и потребителем, и чем больше общения между ними, тем прочнее становятся их взаимоотношения. Если компания твердо придерживается своей политики закупок, то между ней и поставщиками устанавливается взаимное доверие, а это создает условия для повышения качества обслуживания. Компания должна быть лояльна к своим поставщикам до тех пор, пока они надежны. Но это вовсе не значит, что служба закупок должна прекратить поиски более дешевых материалов и поставщиков, которые могли бы лучше обслуживать компанию, или не допускать конкуренции между поставщиками. Выбранный службой закупок поставщик продолжает получать заказы лишь до тех пор, пока он их заслуживает удовлетворительным обслуживанием компании, приемлемыми ценами и стабильным качеством поставляемых им материалов. Служба закупок должна развивать связи с поставщиками. Агенты по закупкам должны информировать поставщиков о потребностях и требованиях компании. Нет оснований надеяться на необыкновенные усилия со стороны поставщиков, если они не будут информированы о нуждах компании. Служба закупок должна им сообщать о том, как она расценивает качество их обслуживания, как они могли бы повысить его и какие новые требования к ним могут быть предъявлены время от времени. Хорошие агенты по закупкам периодически знакомят поставщиков с планами предстоящих закупок у них соответствующих материалов. Если можно, то они сообщают им и некоторые цифровые данные, а если нет, то — обоснованные расчеты. Это позволяет поставщикам планировать свои потребности в материалах и заранее составлять производственные графики. Такая практика особенно полезна в тех случаях, когда речь идет о закупке продукции, которая требует длительного производственного цикла. Выбором поставщиков занимается только служба закупок, поэтому она несет всю ответственность за их ошибки и недостатки в качестве обслуживания. Стандартизация. Стандартизация служит важным средством снижение издержек производства. Поскольку существуют номенклатуры стандартных изделий и общепринятые единицы и средства измерения, то службе закупок нет необходимости в заказах специфицировать точные допуски и размеры. Если нет возможности достать указанные в требованиях изделия, то вместо них можно использовать другие. Стандартизация способствует сокращению омертвленного капитала за счет снижения запасов малоподвижных материалов. Она упрощает методы инспекции качества поступающих материалов, повышает серийность производства, уменьшает потребности в специальном оборудовании и ускоряет поставки. Стандартизация уменьшает нарушения в технологии производства, сокращает возможность устаревания материалов. Службе закупок благодаря занимаемому ею положению легче изучать заявки на материалы, поступающие от всех производственных подразделений, в целях выявления и исключения из них нестандартных материалов, а также разрабатывать спецификации с учетом потребностей всех этих производственных подразделений. Каждый раз, просматривая заявки, агент по закупкам должен обращать основное внимание на нестандартные материалы. В случае обнаружения таких материалов он должен задавать себе вопрос: "Абсолютно ли необходима закупка этого нестандартного материала?" В девяти случаях из десяти ответ будет "нет", он сможет заменить этот материал стандартным. Иногда, чтобы получить ответ на этот вопрос, он должен просматривать заявки вместе с работниками конструкторской группы или с представителями того производственного подразделения, которое составило эту заявку. Часто представители отдела закупок включаются в состав комитетов по стандартизации, создаваемых в компаниях для разработки спецификаций материалов общего назначения, используемых при изготовлении ряда изделий. В результате работы этого комитета принимаются решения, какие стандартные материалы следует постоянно иметь в запасе. Эта информация обычно публикуется в форме каталога или перечня запасов стандартных материалов, в котором определяются и кодируются по соответствующим признакам все постоянно имеющиеся в запасе материалы с указанием размеров и других технических характеристик каждой позиции. Принципы стандартизации применяются в отношении как основных, так и вспомогательных материалов. В одной крупной компании оказалось, что в запасе на складах держали более ста смазочных материалов различного веса и вида; для изучения этой проблемы был создан комитет стандартизации. Комитет проделал определенную работу и предложил свои рекомендации. В результате номенклатура смазочных материалов в компании была сокращена до восемнадцати позиций без ущерба для эксплуатационной службы. Национальное бюро стандартов оказывает услуги промышленности в области координации и разработки стандартов. Государственные стандарты включают в себя примерно 1700 спецификаций, наличие которых оказало огромное влияние на разработку стандартов в промышленных компаниях. Национальное бюро стандартов составило также справочник стандартных спецификаций для отделов закупок и агентов по закупкам промышленных компаний. В этом справочнике содержатся стандарты, разработанные всеми крупными компаниями, техническими обществами и другими частными организациями. Размеры заказов и уровень запасов. Потребность в большинстве материалов промышленного назначения носит более или менее постоянный характер. На основе итогов прошлых продаж, производственных планов и данных о движении запасов потребности в материалах можно прогнозировать на целый год вперед. Но вряд ли целесообразно или необходимо закупать единовременно все материалы, потребляемые за год. Большинство заводов не располагает достаточными складскими емкостями для хранения такого большого количества материалов, даже если бы расходы на создание и хранение таких запасов и не исключали такую возможность. Поэтому служба закупок должна умело распределять заказы на весь год, учитывая такие факторы, как возможное изменение цен, скидки, уровень запасов и нужды производства. Для того чтобы облегчить определение размеров заказов, работники складов и службы закупок разрабатывают нормы запасов на все виды материалов. Страховой запас. Всегда следует иметь определенное количество материалов в виде страхового запаса на случай "непредвиденных обстоятельств". Этот запас используется только в тех случаях, когда нет достаточного времени для заготовки материалов или если они поступают позже установленного по графику срока. Когда запасы снижаются до заранее установленной точки заказа, склады подают новый заказ для пополнения запасов. При определении точки заказа предусматривается, чтобы имеющиеся запасы не достигли уровня гарантийного запаса (минимального уровня запасов) до поступления новой партии заказанных материалов. Установление максимального уровня запасов имеет такое же важное значение, как определение минимального уровня. Максимальный уровень запаса влечет за собой замораживание капитала, потребность в дополнительных складских площадях, порождает проблему хранения и порчи материалов. Запасы могут превышать максимальный уровень только в случае предстоящего повышения цен на соответствующие материалы или их дефицитности. На рис. 72 рассматриваются уровни запасов определенного материала. Максимальный уровень запаса составляет 300 единиц. Материал потребляется по 20 единиц в день. Весь запас (включая и гарантийный) можно израсходовать в течение 15 дней, если не будет подан заказ на его пополнение. (Заготовительный период обычно составляет в данном случае 3 дня.) Точка заказа установлена на уровне 100 единиц, которых достаточно для трехдневного потребления, чем будет достигнут минимальный уровень запаса. Если заготовительный период превысит 3 дня, то будет использован гарантийный запас, которого хватит еще на 2 с лишним дня. Рис. 72. Уровень запаса материала Стандартный размер заказа. Стандартный размер заказа не обязательно должен означать такой объем заказываемой партии, при котором цена будет минимальной2. Вы должны принимать в расчет расходы на складирование и перемещение материалов, а также на хранение запасов. Стандартный размер заказа (называемый также оптимальным размером закупаемой партии) — это такой объем заказываемой партии, который обеспечивает минимальные расходы на единицу завозимого материала о учетом всех указанных стоимостных факторов. На рис. 72 стандартный размер заказа составляет 260 единиц. В результате такого заказа запас повышается от минимального до максимального уровни — с 40 до 300 единиц. При определении стандартного размера заказа можно пользоваться несколькими практическими формулами. Наибольшее распространение получила следующая формула: где Q — стандартный размер заказа (в стоимостном выражении); А — годовое потребление (в стоимостном выражении); В — расходы, связанные с подачей (подготовка, оформление и т. д.) каждого заказа (в стоимостном выражении); I — расходы по хранению запасов (как процент от общей стоимости запаса). Практическая пригодность этой формулы зависит от точности данных, используемых при расчете. Особенно успешно она применяется при определении стандартных размеров заказов на дорогостоящие или редко покупаемые материалы. При использовании этой формулы средние расходы по хранению запасов могут быть причиной погрешности. Обычно расходы по хранению запасов связаны с различием в объемах материалов, типах необходимых складских емкостей, нормах убыли и т. д. Поэтому невозможно установить потоварную стоимость хранения запасов. Запасы следует классифицировать по группам и для каждой группы устанавливать средние расходы по хранению. Наиболее удобным, хотя и не наиболее точным методом определения расходов по подготовке, оформлению и подаче каждого заказа, является деление общих годовых расходов отдела закупок (заработная плата работников отдела, материальные и накладные расходы) на число подаваемых за год заказов. При использовании этого метода расходы на подачу каждого заказа будут выше тех, которые можно было бы ожидать, но ему можно противопоставить лишь один метод, а именно — точный хронометраж и выборочное обследование в целях определения средней затраты времени на подготовку и подачу заказов. Однако даже данные, полученные таким путем, колеблются в течение данного отрезка времени. Цены и скидки за закупку большей партии и за наличный расчет. Большинство поставщиков снижают цену единицы материала в зависимости от увеличения размера заказа. Если стандартный размер заказа близок к норме, при которой поставщик снижает цену единицы материала, служба закупок обычно заказывает некоторое количество дополнительных единиц, чтобы воспользоваться такой скидкой. Однако работники службы закупок должны сопоставлять выигрыш, получаемый при покупке, со скидкой с цены единицы материала, с дополнительными расходами, связанными с более длительным хранением большего количества материалов. Они должны систематически взвешивать эти выгоды и дополнительные расходы, с тем чтобы убедиться, дает ли фактическую экономию закупка дополнительного количества материалов даже по сниженным ценам. Служба закупок при заключении договоров с поставщиками учитывает порядок расчета. Часто делается оговорка о скидках с цены при покупке за наличные при выполнении всех остальных условий сделки. Скидки за наличный расчет — это совсем не то, что скидки за закупку большей партии. Скидки за наличный расчет — это средство стимулирования немедленного платежа; они предоставляются только в тех случаях, когда такие платежи производятся при выполнении всех прочих условий договора. Служба закупок должна следить за тем, чтобы компания не лишалась этих скидок из-за небрежности или задержек в обработке данных счетов-фактур и оплате. Наиболее часто указываемая условием расчета является "2%, 10 дней —30 дней по номиналу". Это означает, что поставщик делает скидку в 2% с общей стоимости предъявленного счета, если оплата будет произведена в течение 10 дней. Если же счет не будет оплачен в течение 10 дней, то вся сумма подлежит оплате без скидок в течение 30 дней. Такая скидка равноценна 36,5%-ной учетной ставке в год — это равняется 2% капитала, занимаемого для закупки на 20 дней. Все условия скидки должны определяться при взаимном согласии между потребителями и поставщиками. Сроки, на которые распространяется скидка, часто можно устанавливать начиная с даты поступления партии материалов или с даты предъявления оформленного соответствующим образом счета. Некоторые поставщики отсчитывают этот срок со дня оформления счета, но в таком случае покупатель рискует лишиться скидки из-за поступления счета с запозданием или истечением срока скидки в ожидании устранения ошибок, обнаруженных в счете. Работники службы закупок должны опротестовать лишение скидок из-за ошибок, допущенных поставщиком; компания лишается скидок только в том случае, если срок скидок истекает в связи с исправлением ошибок, допущенных самой компанией. Компании, покупающие материалы у многих поставщиков, могут оплачивать счета только два раза в месяц, тогда как периоды скидок истекают каждый день. В связи с этим можно договориться с поставщиками об оплате до 20-го числа счетов со скидкой, полученных в первой половине месяца, и до 5-го числа — счетов, поступивших после 20-го числа следующего месяца. Однако этот вопрос нельзя решать только по своему усмотрению. Служба закупок должна договариваться по этому поводу со всеми поставщиками. Служба закупок кровно заинтересована в скидках не только из-за определенной экономии, но и потому, что о кредитоспособности компании во многих случаях судят по ее способности и желанию немедленно оплачивать предъявляемые счета. Качество и контроль качества покупных материалов. Качество материалов считается удовлетворительным в том случае, если материалы отвечают минимальным требованиям, определяющим приемлемость их качества, и при наименьшей стоимости соответствуют своему назначению. Для того чтобы закупить материалы нужного качества, агенты по закупкам должны точно знать, что подразумевается под таким качеством. В каждом заказе или договоре по закупке должны содержаться специфические технические характеристики закупаемого материала и служба закупок должна разработать соответствующие методы испытания и инспекций, проводимых в целях определения соответствия поставляемых материалов стандартам качества. Обычно к качеству материалов предъявляется множество требований, но служба закупок в своей работе исходит из минимально допустимого уровня качества (ДУК), устанавливаемого конструкторской группой. ДУК включает все технические требования, предъявляемые к материалу, предназначенному для определенной цели. Такое качество обычно является "удовлетворительным". Однако за ту же цену, а то и дешевле могут быть предложены соответствующие материалы более высокого качества. Посоветовавшись с работниками конструкторской группы и отделом контроля производства, агент по закупкам может закупить продукцию более высокого качества. Однако он не должен покупать материал, качество которого превышает ДУК, если разница в ценах слишком велика. Закупка материалов более низкого качества также является ошибкой в конечном итоге, несмотря на то, что первоначально она может принести весьма значительную экономию. Служба закупок должна оценивать поставщиков по качеству поставляемых ими материалов так же, как она оценивает их по качеству обслуживания. Служба закупок должна регистрировать количество дефектного материала, с тем чтобы сопоставить эти данные с общим объемом отгрузки. Некоторым материалам свойствен более высокий процент дефектов, чем другим, но суть вопроса не в том — важно выявить общую тенденцию отклонения дефектных материалов за определенный отрезок времени. При оценке того или иного поставщика по качеству поставляемых им материалов часто применяется следующая формула: Оценка по качеству материалов = (100 — 20 X (% дефекта)) / ДУК. В соответствии с этой формулой поставщик получает 80 баллов, если качество поставляемых им материалов соответствует ДУК. Если, например, в соответствии с ДУК разрешается принимать партии, содержащие 3% брака, и в поступивших от данного поставщика партиях было 3% брака, то оценка поставщика по качеству материалов равна: (100 – 20 Х 0,03) / 0,03 = 80 Во многих компаниях при оценке поставщика с точки зрения качества его продукции применяется электронно-вычислительная техника. Данные инспекций перфорируются на картах при помощи электронно-вычислительных машин, и фактический уровень качества сопоставляется с допустимым уровнем качества. Политика компании и практика закупок. Руководство по закупкам. Все отделы закупок в своей работе придерживаются писаных или неписаных правил, в которых отражается политика компании в области закупок. Разработкой политики закупок должно заниматься высшее руководство компании, а также все производственные службы и подразделения, связанные в той или иной мере с проблемами качества и себестоимости продукции. Основные положения политики закупок, изложенные в письменной форме, обычно включаются в справочник по закупкам, который в компании служит руководством при решении повседневных вопросов, связанных с закупками. В таких справочниках разъясняется политика компании в отношении выбора поставщиков, порядка проведения и условий торгов, определения условий продажи, установления объема закупок и требований к качеству покупных материалов и изделий, переговоров по ценам или для заключения договоров, а также организации службы закупок и ее прав. Такая информация избавляет от принятия повторных решений по одним и тем же вопросам. При наличии такого справочника работники службы закупок знают политику закупок своей компании. Справочник помогает установлению взаимопонимания и более тесных связей между службой закупок и другими отделами. Более четко определяются также права и обязанности службы закупок. Обоснование закупок. Вопрос об изготовлении определенных полуфабрикатов и комплектующих изделий у себя или об их покупке производственные подразделения обычно решают до подачи своих заявок службе закупок (см. гл. IV). Но служба закупок в свою очередь должна проверять заявки, чтобы убедиться в том, что компания не имеет возможности производить у себя затребованные полуфабрикаты и изделия с меньшими издержками, чем при покупке их на стороне. Служба закупок также оказывает помощь в установлении критерия, исходя из которого принимается решение о производстве полуфабрикатов и комплектующих изделий у себя или об их покупке на стороне. Иногда служба закупок разрабатывает для производственных подразделений контрольные карты, на которых указываются факторы, которые следует учитывать при принятии решения о производстве требуемых изделий у себя или покупке на стороне. Каждому известно, что основой для принятия такого решения является сопоставление издержек, но большинству руководителей не удается учитывать все стоимостные факторы. Вы не сможете принять обоснованное решение, если будете сопоставлять только цены, которые предлагают поставщики на свои изделия, с затратами труда и материалов на собственное производство соответствующих изделий. Когда вы покупаете изделия у поставщика, к стоимости этих изделий вы должны прибавить еще расходы на транспортировку, погрузку-разгрузку и хранение запасов. Вам следует сопоставить общую сумму этих расходов с общими издержками на производство соответствующих изделий, куда входят стоимость материалов и заработная плата, затраты основного капитала и проценты за полученные кредиты, амортизационные отчисления и накладные расходы, а также стоимость отходов и брака. Если даже расчеты окажутся в пользу изготовления изделия у себя, вам иногда не захочется пойти на риск, связанный с этим мероприятием. Устанавливая у себя предназначенное для данной цели производственное оборудование, вы тем самым связываете себя — работа включается в ваш производственный план, и вы не в силах его изменить. Возможно, у вас не окажется квалифицированных рабочих для выполнения этой работы; возможно, вы не будете располагать необходимыми складскими емкостями и производственными мощностями. Указанные обстоятельства нельзя отнести к стоимостным факторам, но тем не менее они имеют очень важное значение при принятии решения о производстве соответствующих изделий у себя или приобретении их на стороне. Взаимоотношения внутри службы закупок. Крупные отделы закупок часто функционируют как сложные структурные подразделения. Это обстоятельство порождает проблему регулирования взаимоотношений внутри отдела и усложняет принятие решений. Чтобы создать условия для слаженного выполнения повседневных задач, принципы взаимоотношений внутри отдела должны определяться политикой компании. Следует четко разграничить права и обязанности работников отдела, определить внутреннюю связь и порядок выполнения работ и установить взаимоотношения внутри службы. В частности, все, кому следует, должны .знать, кто может санкционировать заявки на закупку материалов и заказы, какой контроль установить за деловыми связями между представителями поставщиков и работниками заводов, какую ответственность несет служба закупок за проверку технических характеристик материалов, указанных в заявках, и каких принципов придерживаться в отношении стандартности закупаемых материалов. Порядок закупок. Заявки на закупку материалов. Процесс закупки начинается с того момента, когда служба закупок получает информацию о потребности в соответствующем материале. Производственное подразделение, которому требуется материал, оформляет специальную заявку. На бланке заявки указываются технические характеристики, количество необходимого материала и название соответствующего подразделения. Начальник отдела или кто-либо другой, кому дано право делать заявки от имени данного подразделения, утверждает заявку и ставит на бланке свою подпись. Заявки должны быть оформлены до конца и содержать всю необходимую информацию, для того чтобы службе закупок не пришлось уточнять их с подразделением, подавшим ее. Заявки обычно передаются в отдел закупок в двух или трех экземплярах. Служба закупок одну копию возвращает в соответствующий отдел с отметкой о том, что заказ утвержден и когда ожидается прибытие материала или указывающей наличие данного материала на складах. Заявки складов. Многие материалы производственные подразделения могут получать со складов. На складах имеется постоянный запас мелких и дешевых видов материалов, а иногда некоторых крупных, которые используются более или менее постоянно. Когда уровень запасов таких материалов снижается до точки заказа, склады подают заявки и служба закупок готовит заказ на материалы, необходимые для пополнения запасов. Спецификация материалов. При поточном производстве потребности в материалах обычно устанавливаются задолго вперед. При таком производстве прогнозы сбыта и финансовый план производства служат основой для составления сметы материалов. При непоточном производстве и в компаниях, где работа ведется не на основе финансового плана производства, потребности в материалах часто определяются непосредственно по спецификациям материалов, разрабатываемым конструкторской группой. После получения заказов на изготовление соответствующей продукции служба закупок просто умножает указанное в спецификации количество каждого материала, необходимого для изготовления единицы продукции, на объем производства. Склады дают службе закупок сведения о наличном запасе каждого вида материала, и служба закупок заказывает недостающее количество материалов, которое равняется разности между требуемым количеством материалов и наличными запасами. Надобность в заявках, подаваемых производственными подразделениями или складами, отпадает в тех случаях, когда материалы закупаются на основе спецификаций. Заказы. Как только служба закупок узнает о потребностях в определенном виде материала, но заявкам производственных подразделений, складов и спецификациям, она тут же оформляет заказ, извещая тем самым поставщиков о желании компании закупить соответствующий материал. Заказы направляются из компании поставщикам, тогда как заявки производственных подразделений и складов передаются из одного подразделения компании в другое, из производственных подразделений и складов в службу закупок; принятый поставщиком заказ приобретает силу договора. В бланке-заказе указываются наименование компании-покупателя и ее адрес, номер заказа, наименование и адрес фирмы-поставщика, транспортные реквизиты, сроки и условия договора, описание и количество заказываемого материала, цены, условия скидок и подпись уполномоченного агента или покупателя. Ответственность службы закупок не прекращается с передачей заказа поставщику. Служба закупок "идет по пятам заказа", при необходимости ускоряет его выполнение и немедленно извещает поставщика о любых изменениях в требованиях или о поправках. Группа по перевозкам может вести учет каждого поданного заказа, с тем чтобы установить контроль за соблюдением правил доставки соответствующей партии материалов. Приемка. Обычно ответственность за приемку поступающих материалов несет складская группа службы закупок. В составе службы закупок может быть "самостоятельная" группа по приемке или приемкой может заниматься непосредственно сам отдел закупок. Склады (или группа по приемке) проверяют фактическое поступление в соответствии со счетом-фактурой и бланком-заказом в целях установления правильности выполнения заказа. Склады должны выявлять повреждения материалов из-за неправильной упаковки или грубого обращения с грузами при перевозке. Работники складов должны обращать внимание водителей транспортной организации или представителя поставщика на повреждения до принятия груза и фиксировать брак на счете-фактуре или в приемочном акте. Одна та компаний практикует фотографирование всех поврежденных материалов, для того чтобы иметь постоянное доказательство состояния доставленной партии грузов в момент поступления. После проверки материалов для выявления повреждений склады извещают службу контроля качества, или группу инспекции качества о прибытии заказанной партии, с тем чтобы они могли приступить к проверке качества материалов. Подписанные счета-фактуры и приемочные акты склады направляют в отдел закупок. Отдел закупок сохраняет приемочные акты для того, чтобы пользоваться ими при оценке поставщика, проверке счетов-фактур, и направляет их в бухгалтерию для оплаты. Учетная документация и контроль. Даже самая обычная операция по закупке требует полного учета и определенного систематического контроля. В ходе выполнения повседневной работы составляются основные учетные документы, к которым относятся заявки, перечни, материалов и приемочные акты. Отделы закупок хранят большое количество информационного материала, получаемого от поставщиков. Сюда входят каталоги и номенклатуры-ценники поставщиков, технические проспекты, рекламные листки и письма. Отделы закупок обычно располагают также рядом справочных изданий общего характера, таких, как справочники промышленных фирм всей страны или отдельных районов, специализированные справочники по отдельным отраслям производства или по основным группам продукции, справочники общего характера, технические справочники, правительственные издания, торговые и научные периодические издания. Такие материалы оказывают неоценимую помощь при выявлении и выборе поставщиков. Основные учетные документы служат "кирпичиками", из которых складывается система контроля за закупками. Основным документом внутрифирменного контроля служит заявка на материалы; в ней указывается лицо, ответственное за ее подачу, и дается полное описание затребованного материала. Основным контрольным документом при регулировании взаимоотношений с поставщиками является бланк-заказ, который служит правовой основой обязательств по всем закупкам. Приемочные акты хранятся в качестве контрольных документов, используемых при проверке счетов-фактур, бланков-заказов и для оценки поставщиков. В тех случаях, когда составляется финансовая смета по закупкам, она служит в качестве постоянного контрольного документа при сопоставлении фактических закупок с запланированными. Автоматизация процессов обработки данных по закупкам. В обработке данных по закупкам все шире применяются электронно-вычислительные машины и счетно-решающие устройства. Автоматизация ускоряет закупочные операции, сокращает документооборот, позволяет быстро получать почти любую информацию. Электронно-вычислительные машины можно применять при контроле за уровнем запасов различных материалов, при распределении расходов по соответствующим счетам и для обработки статистических данных при оценке поставщиков и определении качества материалов. Правовые вопросы закупок. Начальник службы закупок является законным представителем (или агентом) компании. Другие работники службы закупок также могут быть ее законными агентами. Торговый персонал и другие представители поставщика выступают в роли агентов. своих компаний, хотя некоторые из них могут иметь ограниченные права, — они, например, могут не иметь полномочий назначать цену на определенные материалы или принимать специальные заказы. Начальник службы закупок в соответствии с политикой компании несет непосредственную ответственность за разработку и соблюдение сроков и условий, указываемых в заказах, за заключение договоров и других соглашений с поставщиками. Он должен следить за тем, чтобы лее договоры были справедливыми и полностью отвечали интересам компании. Он должен разбираться в договорах и других юридических документах и иметь достаточные знания для того, чтобы со знанием дела обсуждать сложные вопросы с работниками юридической службы или с юрисконсультом компании. Все работники, которым приходится постоянно иметь дело с договорами, должны знать основную юридическую терминологию. Примечания 1. Обследование 147 компаний, проведенное американской ассоциацией по организации и управлению, показало, что в 29 компаниях начальники служб закупок непосредственно подчиняются президентам компаний (George Haas, Е. М. Кгесh and Benjamin March, Purchasing Department Organization, AMA Research Study N 45, American Management Association, 1960, p. 56). 2. Здесь подразумевается скидка с цены при покупке большей партии материалов или изделий. — Прим. переводчика. Глава VI. Организация ремонтно-эксплуатационной службы Функция ремонтно-эксплуатационной службы, признанная в настоящее время на большинстве заводов, состоит в том, чтобы предупреждать неожиданные выходы оборудования из строя и вызываемые этим срывы в работе и убытки. Это означает, что руководство должно предоставлять ремонтно-эксплуатационной службе право участия в общем планировании и что при принятии решений, касающихся производства, рекомендации ремонтно-эксплуатационной службы должны учитываться наряду с другими факторами. Иными словами, это означает, что организация ремонтно-эксплуатационной службы входит в обязанности руководящего состава компании и ответственность за эту работу в той или иной степени несут все управляющие. За последние четверть века увеличились все виды издержек производства, но возросли особенно сильно эксплуатационные расходы. В 30 основных отраслях промышленности эксплуатационные расходы в среднем составляют свыше 5% чистой стоимости реализуемой продукции. Обследования показывают, что американская промышленность каждый год тратит на ремонтно-эксплуатационные нужды около 14 млрд. долл. Такое положение в значительной степени объясняется повышением уровня механизации и вызванным им увеличением стоимости производственного оборудования, но рост расходов на ремонтно-эксплуатационные нужды объясняется также и тем, что руководство пришло к убеждению, что увеличение этих затрат дает хорошие результаты. И все же сумма, затрачиваемая промышленностью на ремонтно-эксплуатационные нужды, является потрясающей. Увеличение расходов на ремонтно-эксплуатационные нужды весьма красноречиво указывает на значение, которое придается другой задаче ремонтно-эксплуатационной службы — способствовать повышению прибылей компании. Большие расходы на содержание производственных зданий и оборудования означают значительное снижение затрат на аварийные работы и на приобретение нового оборудования, а также уменьшение потерь рабочего времени из-за простоев. Это означает, что ремонтно-эксплуатационная служба должна выполнять свои задачи так же эффективно, как и другие производственные подразделения. Руководство имеет все основания ставить вопрос: "Есть ли необходимость тратить так много средств? Будут ли эти средства затрачены правильно?". Ремонтно-эксплуатационная служба должна по возможности снижать свои расходы, однако не в ущерб эффективности выполняемой ею работы. Хотя в общем и верно, что потери на производстве и расходы, связанные с аварийными ремонтами, обратно пропорциональны ремонтно-эксплуатационным расходам, тем не менее не следует забывать, что в этом существует какой-то предел, превышение которого может сказаться на прибыли отрицательно. Вы не должны тратить на эксплуатационные нужды больше того, во что обойдутся ожидаемые расходы, связанные с ремонтом, и потери из-за выхода оборудования из строя, но не должны соблазняться и мнимой экономией, которая приводит к снижению эффективности производства или сокращению срока службы оборудования. Вы должны найти золотую середину. Планирование ремонтно-эксплуатационной работы. Первоначальная стоимость производственных зданий и оборудования может составлять намного меньшую сумму по сравнению с расходами, связанными с их ремонтом и эксплуатацией в течение ряда лет. В качестве примера недопустимого отношения к ремонтно-эксплуатационной службе приведем случаи, который имел место в одной из компаний в среднезападных штатах США, которая слишком поспешно построила новый завод в связи с острой необходимостью увеличить объем производства. Все считали, что завод был превосходно спроектирован и построен, несмотря на то что в проекте был допущен серьезный просчет. Положительную оценку заводу дали все, но только не инженер, ответственный за размещение оборудования. С его точки зрения, завод был ниже всякой критики. Проходы между рядами были настолько узкими, что не позволяли провезти оборудование, применяемое при уходе за станками. Станки были размещены так тесно, что вокруг них не оставалось места для нормальной работы по уходу за ними. Ремонтно-эксплуатационная служба даже не имела своего складского помещения, и запасные части приходилось складывать по всему заводу, где только было свободное место. Никто не удосужился подумать о нуждах ремонтно-эксплуатационной службы. Вот пример просчета, который обошелся очень дорого, но его можно было бы избежать, если бы руководство удосужилось немного подумать, немного прикинуть и посоветоваться с теми, кому предстояло нести ответственность за эксплуатацию завода и его оборудования после ввода его в действие. Все большее и большее число управляющих консультируется у ремонтно-эксплуатационной службы при разработке проектных заданий и проектировании. Управляющие прислушиваются к мнению инженеров, отвечающих за размещение оборудования, и работников ремонтно-эксплуатационной службы до построения заводов и установки оборудования. Они заказывают машины с самосмазывающимися системами и обеспечивают ремонтно-эксплуатационную службу необходимыми приборами и приспособлениями для обнаружения ненормальной работы машин. Трудно дать оценку такого реалистического подхода к указанной проблеме; единственно, что требуется, — это рассматривать задачи ремонтно-эксплуатационной службы с точки зрения общих задач компании. Автоматизация и ремонтно-эксплуатационная работа. Для некоторых заводов требуются менее сложные машины и инструменты и меньше автоматического оборудования, чем для других, но на заводах в целом наметилась тенденция, если и не полной автоматизации, то, по крайней мере, повышения уровня механизации. Мы теперь уже не удивляемся, услышав или прочитав о таких предприятиях, как моторостроительный завод компании "Форд Мотор" в Кливленде, где все операции по механической обработке деталей для автомобилей, по сверлению, перемещению деталей от одного станка к другому, сборке и техническому контролю осуществляются автоматически. Механизация себя оправдывает. Она способствует увеличению объема производства, повышению эффективности производства и снижению эксплуатационных расходов. Кливлендский моторостроительный завод обошелся компании Форда в 30 млн. долл., но он полностью окупил себя в течение двух лет. Автоматические станки, естественно, более сложные и более дорогие, чем обычное оборудование с ручным управлением. Чем выше уровень механизации, тем большее значение приобретает ремонтно-эксплуатационная работа. Это положение подтверждается комплексом следующих факторов: — на заводах, где многие рабочие заменены машинами, производство в большей степени зависит от оборудования; выход из строя одного вида оборудования обычно означает остановку всего производства; — с увеличением количества машин прибавляется и работа, связанная с их эксплуатацией; — для более сложного оборудования требуются больший уход и расходы на его ремонт; потери, связанные с его простоем, значительно выше, чем при использовании менее сложного оборудования. Организация ремонтно-эксплуатационного дела В мелких мастерских весь "штат" ремонтно-эксплуатационной службы может состоять из одного или двух слесарей-механиков. В крупных компаниях, где основные фонды достигают огромной суммы, обычно в ремонтно-эксплуатационной службе занято большое число рабочих различных квалификаций и специальностей. Структура ремонтно-эксплуатационного отдела зависит от вида производства, степени механизации и загрузки предприятия. Штат типичного ремонтно-эксплуатационного отдела на крупном заводе может состоять из инженеров, химиков, техников, электриков, слесарей-водопроводчиков, плотников, маляров, уборщиков и садовников. При отсутствии на заводе отдельной службы охраны в состав ремонтно-эксплуатационного отдела могут включаться также пожарные и ночные сторожа. Централизованная, организация ремонтно-эксплуатационной службы. При централизации ремонтно-эксплуатационной службы, как показано на рис. 73, вся организационная структура ремонтно-эксплуатационного отдела строится, как в линейном подразделении. Все водопроводчики подчиняются одному бригадиру, сварщики — другому и т. д. 1 Рис. 73. Централизованная ремонтно-эксплуатационная служба При получении сообщения об аварии, которую должны устранять электрики, или в других случаях, когда требуются услуги электриков, ответственность за выполнение работы несет бригадир электриков. Он решает, какие материалы и инструменты применять и какое количество рабочих использовать для выполнения этой работы. Он может сам пойти к месту выполнения работы, чтобы увидеть положение дела. Бригадир также может решить, что ему нужна помощь рабочих других специальностей. В таком случае он обращается к бригадиру, ответственному за выполнение другого вида работ, чтобы последний направил одного или двух своих рабочих для оказания помощи в выполнении соответствующей работы. В случае централизованной организации ремонтно-эксплуатационной службы рабочие выполняют самые разнообразные работы. Они должны быть знакомы с общей обстановкой на всем заводе. Запасные части и инструменты обычно хранятся на заводе в одном определенном месте. Централизованное управление службой дает возможность более рационально использовать соответствующий персонал. Легче создавать бригады, состоящие из рабочих различных специальностей, а в случае необходимости переводить или передавать рабочих из одной бригады в другую. Децентрализованная организация ремонтно-эксплуатационной службы. На рис. 74 показана типичная децентрализованная организация ремонтно-эксплуатационной службы, которая имеет место на многих крупных заводах. При такой организационной структуре группы эксплуатационников постоянно обслуживают закрепленные за ними производственные участки завода. Каждая группа, возглавляемая соответствующим бригадиром, состоит из рабочих таких специальностей, которые необходимы для обслуживания конкретного производственного участка. О неполадках сообщается непосредственно мастеру, который распределяет задания между исполнителями, контролирует выполнение работы и проверяет ее качество, Поскольку при децентрализованной организации ремонтно-эксплуатационной службы рабочие многократно выполняют одинаковую работу, они приобретают большой опыт в выполнении определенных видов работы. Материалы и инструменты при такой организации хранятся на тех производственных участках, за которыми закреплены соответствующие ремонтно-эксплуатационные группы, с тем чтобы сократить время их доставки к местам потребления. В связи с тем что рабочие-эксплуатационники постоянно обслуживают один и тот же участок, они чувствуют большую ответственность за нормальную работу обслуживаемого ими оборудования, Ремонтно-эксплуатационная работа легче поддается планированию, и создаются более благоприятные условия для согласования работы ремонтно-эксплуатационной службы, и основных производственных подразделений. Оборудование обслуживается более внимательно, и бригадиры имеют возможность более тщательно контролировать работу находящихся в их подчинении рабочих. Рис. 74. Децентрализованная ремонтно-эксплуатационная служба Кто санкционирует ремонтно-эксплуатационную работу? Фактически устранение неполадок или аварийный ремонт производятся по просьбе соответствующего производственного подразделения. Если станок вышел из строя или обнаруживаются неполадки в его работе, его следует ремонтировать. Однако только ремонтно-эксплуатационный отдел может точно определить, что должно быть сделано для полного восстановления станка, вышедшего из строя. Поэтому большая часть ремонтно-эксплуатационной работы выполняется по непосредственному распоряжению начальника ремонтно-эксплуатационного отдела, бригадиров или диспетчера этой службы. Для выполнения такой работы выписывается обыкновенный наряд, подобный тому, который показан на рис. 75. Рис. 75. Наряд на ремонтную работу Основанием для выполнения повседневной ремонтно-эксплуатационной работы может служить наряд, выписанный соответствующим производственным подразделением и одобренный диспетчером ремонтно-эксплуатационного отдела. Когда требуется выполнить более сложную работу, соответствующее производственное подразделение дает описание вида поломки, а бригадир или диспетчер ремонтно-эксплуатационного отдела выполняет наряд на ремонтную работу. Такой наряд представляет собой письменный документ, который затем используется при планировании ремонтно-эксплуатационной работы, распределении заданий рабочим различных специальностей, а также для учета. Количественный состав ремонтно-эксплуатационных бригад. Число рабочих, находящихся в подчинении одного бригадира, зависит от принципа построения ремонтно-эксплуатационного отдела (централизации и децентрализации), от организаторских способностей отдельных мастеров, от помощи, оказываемой штабными службами, от общего характера ремонтно-эксплуатационных работ, а также от эксплуатационных расходов. Оно зависит также от квалификации ремонтных и прочих рабочих, от состояния производственного оборудования и степени загрузки предприятия. Хорошо, когда бригадир составляет список членов своей бригады, в котором указывается их квалификация. Бригадиры должны оценивать своих рабочих исходя из их знаний, опыта и подготовки. Только в том случае, когда мастер хорошо знает своих рабочих, он сможет направить для выполнения задания такого работника, который действительно что-то починит, а не делает вид, что чинит. Такой список также помогает бригадирам планировать работу своей бригады и следить за сроком выполнения заданий. Функции ремонтно-эксплуатационной службы В обязанности ремонтно-эксплуатационной службы входит широкий круг работ, начиная от участия в планировании на высшем уровне руководства и кончая непосредственным выполнением ремонтно-эксплуатационной работы. Ниже перечисляются обычные функции планирования и выполнения соответствующих работ ремонтно-эксплуатационными отделами как на небольших, так и на крупных заводах. Ремонт оборудования. Основная обязанность ремонтно-эксплуатационной службы состоит в ремонте и техническом обслуживании оборудования. Предварительные планы работ по ремонту и техническому обслуживанию оборудования (графики связанных с этим простоем станков и т. д.) согласуются с производственными подразделениями и отделом контроля производства. За исключением тех случаев, когда неполадки выявляются в ходе регулярных профилактических осмотров, ремонт станков производится по инициативе работников производственных подразделений, которые обращаются к услугам ремонтно-эксплуатационного отдела. Ремонт и содержание в порядке производственных сооружений. Ремонтно-эксплуатационный отдел обычно выполняет большую часть работ, - связанных с содержанием в исправности производственных зданий, теплосиловых установок и открытых площадок. Сюда входит устранение последствий ураганов, небольших пожаров, наводнений и прочих стихийных бедствий. Сюда же относится ремонт печей, трубопроводов, насосов, котлов, силовых установок и прочего подобного оборудования. Если такого рода работу, как починка кровли, поврежденной в результате урагана, можно без колебаний отнести к ремонту, то многие прочие работы, скажем такие, как ограждение незащищенных силовых установок, в действительности относятся к работам, выполняемым для улучшения условий эксплуатации. Ремонтно-эксплуатационный отдел такого рода задания выполняет довольно часто, хотя расходы, связанные с их выполнением, могут и не относиться на статью ремонтно-эксплуатационных работ. Может быть много работ, нужных для улучшения условий эксплуатации, однако работников ремонтно-эксплуатационной службы не следует отрывать от их основной работы, если это может отрицательно повлиять на эффективность производства. Уборка помещений. Хотя уборка производственных помещений является естественным продолжением функций ремонтно-эксплуатационной службы, в этой работе должны принимать участие все рабочие. Ремонтно-эксплуатационная служба разрабатывает для производственных рабочих методы уборки и инструкции по содержанию производственных помещений в чистоте и обеспечивает их инвентарем и материалами (щетками, швабрами, ветошью и т. д.), используемыми для поддержания в чистоте рабочих мест. Уборщики и другие работники ремонтно-эксплуатационной службы занимаются уборкой таких зон внерабочих мест, как котельные, складские помещения, проходы и санитарные узлы. Ремонтно-эксплуатационная служба часто обеспечивает производство ящиками для складывания отходов и оказывает помощь в извлечении и утилизации латуни, алюминия и других ценных металлов и материалов. Производственные помещения должны убираться постоянно. Тут не обойдешься одной "весенней генеральной уборкой" в год. Грязь в зоне рабочего места часто служит причиной поломок производственного оборудования и серьезных производственных травм, получаемых рабочими. Ремонтно-эксплуатационная служба не несет прямой ответственности за сохранность имущества, но она часто оказывает помощь в этом, изготовляя шкафы и другие устройства для инструментов и оказывая всяческое содействие правильному хранению оборудования. Хотя многие работы, выполняемые в целях создания лучших условий для эксплуатации, направлены в первую очередь на предохранение оборудования и производственных зданий и сооружений от разрушения, они вместе с тем создают условия безопасности и для рабочих. Обеспечение безопасности в работе. Ремонтно-эксплуатационная служба несет косвенную ответственность за создание условий безопасности в работе, что выходит за пределы функции обычной уборки производственных помещений. Ремонтно-эксплуатационная служба создает условия безопасности на заводе в целом и безопасной работы оборудования в частности, устраняя причины потенциальной опасности до того, как они приведут к серьезным последствиям. Особенно тщательно следует осматривать и ремонтировать такое оборудование, неисправность которого создает серьезную угрозу безопасности рабочих. Следует заинтересовать рабочих ремонтно-эксплуатационной службы, чтобы они обращали особое внимание на явления, которые могут вызвать опасность, и принимали срочные меры по их устранению. Они должны также знать, что их работу нельзя считать законченной до тех пор, пока оборудование и вся зона рабочего места не будут приведены в порядок, а все защитные устройства — на своих местах и отвечать предъявляемым к ним требованиям. Следует добиваться, чтобы тот, Кто будет выявлять причину аварии, или рабочий, получивший увечье, никогда не могли сказать: "Это они недосмотрели". Вам необходимо следить за тем, чтобы рабочие после выполнения каждого задания убирали за собой с пола масло и грязь и удаляли с рабочего места отходы. Позаботьтесь, чтобы ящики и тележки, предназначенные для хранения инструментов и запасных частей, после выполнения ремонтно-эксплуатационных работ были на своих местах. Смазка. Ходя смазку как часть ремонтно-эксплуатационных работ трудно выделить в качестве самостоятельной функции, она занимает важное место в эксплуатационной работе и поэтому заслуживает рассмотрения. Смазка современного скоростного, работающего под высокой механической нагрузкой прецизионного оборудования представляет собой серьезную проблему. Расходы на смазку некоторых станков столь высоки, что многие мелкие заводы не в состоянии пользоваться такими станками. Средние дополнительные расходы, связанные с использованием смазочного материала стоимостью в 1 долл., составляют в настоящее время примерно от 3 до 4 долл. Какую бы сумму ни составляли расходы на смазку, совершенно очевидно, что без нее невозможно обойтись. В случае перегрева смазочные масла теряют свои защитные свойства, что приводит к преждевременному износу металлических деталей станков. Без охлаждающего фактора смазочных масел рычаги управления перестают быть "послушными", подшипники сгорают, ломаются приводные валы. Кроме того, смазочные масла служат защитным средством от ржавчины, в некоторой степени амортизируют ударные действия, которые имеют место в условиях нормальной работы, уменьшают шум и не дают проникать пыли и влаге. До приобретения нового оборудования руководство должно посоветоваться с ремонтно-эксплуатационной службой по вопросам применения смазки. Многие станки, смазка которых вручную связана со слишком большими расходами, могут оснащаться ремонтируемыми в них системами смазки. В промышленности давно известны подшипники с уплотнением, кроме них, имеется множество других многообещающих изобретений, которые могут способствовать успешному решению проблемы смазки. На некоторых станках, работающих на небольших скоростях, могут применяться зубчатые колеса и вкладыши, изготовляемые из полиэтилена или нейлона, требующие незначительной смазки или не требующие никакой смазки. На некоторых машиностроительных заводах используются металлические детали, у которых на места, подверженные быстрому износу, наплавляются карбид вольфрама или окись алюминия. Иногда при изготовлении некоторых деталей машин применяются другие материалы, такие, как вольфрам, карбид бора и синтетический сапфир. Некоторые новые материалы даже "сами смазывают себя", выделяя газы при высоких температурах. Применение станков, оснащенных самосмазывающими системами, и сверхтвердых материалов полностью не разрешает рассматриваемой проблемы. Ремонтно-эксплуатационная служба должна постоянно контролировать правильность смазки станков. Она должна разрабатывать формы маршрутных карт, выдаваемых на выполнение часто повторяющихся работ по осмотру и смазке оборудования, в которых указываются вид, вес и нормы расхода смазочных материалов, применяемых для каждого станка. На этих картах указывается периодичность смазки, а также число и виды фитингов каждого вида оборудования. Всегда целесообразно при важнейших видах производственного оборудования иметь запасные ручные насосы на случай выхода из строя автоматических систем смазки. Какие виды ремонтно-эксплуатационных работ следует производить на вашем заводе? Вам видимо, при возникновении трудных проблем ремонта и эксплуатации неоднократно приходилось слышать в различных вариантах выражение: "Ну, я думаю, что в этом случае мы должны сделать вот так,..". Нельзя строить ремонтно-эксплуатационную работу, исходя из опыта каких-то отдельных случаев. Скорее всего, вы должны определять основное направление вашей ремонтно-эксплуатационной системы, исходя из которой потом и решать конкретные проблемы ремонта и эксплуатации. На некоторых заводах в ремонтно-эксплуатационной работе упор делается на одно, в других — на другое. Задача состоит в том, чтобы разработать такую систему и определить такое направление в ремонтно-эксплуатационной работе, которые больше всего отвечали бы требованиям вашего завода, независимо от того, какая практика принята на других заводах. Не может быть единой ремонтно-эксплуатационной системы, "скроенной по определенному фасону". Не бывает двух совершенно одинаковых заводов; они отличаются друг от друга размещением, внутренней планировкой, оборудованием, организационной структурой, могут быть различными также основные принципы, которых придерживаются данные компании; каждый завод, кроме того, имеет свой специфический количественный и качественный состав работников. Ремонтно-эксплуатационная система, эффективно применяемая на одном заводе, может оказаться совершенно непригодной для вашего завода. Ремонтно-эксплуатационные работы можно подразделить на три вида: текущий ремонт, аварийный ремонт и профилактический ремонт и осмотр. Текущий ремонт и аварийный ремонт. Текущий ремонт обычно имеет место в тех случаях, когда неполадки принимают такой серьезный характер, что начинают мешать производству, сокращают или даже останавливают его. При текущем ремонте обычно имеется хотя бы немного времени для планирования выполняемых работ, так что работы эти обычно ведутся более продолжительное время. Аварийный ремонт производится только в том случае, когда оборудование приходит в полную непригодность внезапно и на планирование ремонтных работ нет времени. Поскольку аварийный ремонт всегда производится в спешном порядке, он служит как бы временной мерой, принятой для того, чтобы обеспечить работу оборудования до момента, когда будет возможность произвести более основательный текущий ремонт. Нет нужды говорить о том, что организация аварийного ремонта оставляет желать лучшего, то же самое в этом отношении можно сказать и о текущем ремонте. Профилактический ремонт и осмотр. Простои независимо от вызвавших их причин являются крайне нежелательным явлением на любом заводе. Редкие заводы могут выдерживать частые "замедления" производства и еще меньшее число предприятий — полные простои. Простои для любого завода обходятся очень дорого. Почти на каждом заводе имеется по крайней мере один основной станок, от которого зависит непрерывность производственного процесса, простой этой машины приводит к вынужденному простою сотен рабочих, срыву на недели графика производства и порче ценных материалов, находящихся в процессе обработки. На одном из крупных заводов убытки за каждую минуту непредвиденного простоя главного конвейера составляют более 3 тыс. долл. В таком случае проблему нельзя решить посредством текущего ремонта — простои здесь недопустимы. Единственной приемлемой системой для такого завода и для большинства других заводов является проводимый по плану постоянный профилактический ремонт и осмотр. При правильном управлении эта система позволяет предвидеть простои заблаговременно, чтобы в плановом порядке не допустить особенно больших потерь, связанных с ними. Для того чтобы правильно оценить значение системы профилактического ремонта и осмотра для вашего завода, следует проанализировать убытки, связанные с авариями, которые были на вашем заводе в прошлом году. Учтите все расходы на выполненные работы по аварийному ремонту — заработную плату ремонтных рабочих, стоимость материалов и оплату за сверхурочную работу. Прибавьте к ним накладные расходы и прочие расходы и убытки, такие, как пособия рабочим, получившим увечье, стоимость испорченных материалов и убытки от потери заказчиков. Затем рассчитайте расходы, которые имели бы место в том случае, если бы те же виды оборудования ремонтировались заблаговременно, до выхода их из строя, но для этого вы должны были бы располагать временем для планирования ремонтных работ, получения необходимых материалов и перевода рабочих, временно оказавшихся без работы, на другие производственные участки. Преимущества даже "небольшой профилактики" бесспорны. Однако вам следует помнить, что система профилактического ремонта и осмотра сама по себе не может творить чудеса. Она должна быть увязана с характером вашего завода, квалификацией ремонтных рабочих и степенью загрузки завода. Если вы разработаете систему профилактического ремонта и осмотра с учетом перечисленных факторов, то применение ее может привести к следующим положительным результатам: — к сокращению простоев на производстве; — к снижению расходов, связанных с каждым простоем, так как вам придется реже прибегать к капитальным ремонтам, меньше платить за сверхурочные работы и покупать меньше запасных частей; — к уменьшению брака и порчи материалов; — к меньшим расходам на приобретение нового оборудования; — к улучшению хранения запасных частей и материалов; — к повышению безопасности на заводе; — к облегчению регулирования взаимоотношений работников на производстве, так как рабочие не будут вынужденно простаивать из-за частых аварий, Все перечисленные факторы оказывают положительное влияние на повышение эффективности производства, снижение издержек производства и в конечном итоге обеспечивают выпуск продукции высокого качества с меньшей себестоимостью. И тогда вы сможете убедиться в том, что система профилактического ремонта и осмотра может оказывать большую помощь в увеличении сбыта продукции и повышении прибылей вашей компании. Профилактический ремонт и осмотр, безусловно, не могут решить проблему ремонта и ухода полностью, и всегда в какой-то мере будет иметь место текущий ремонт. На некоторых заводах система профилактического ремонта и осмотра применяется только в отношении важнейших видов производственного оборудования, в то время как остальные станки и другие виды оборудования, имеющие менее важное значение, охватываются системой текущего ремонта. На систему профилактического ремонта и осмотра часто смотрят скорее как на теорию, чем как на систему управления. Правильное отношение к профилактическому ремонту и осмотру, несомненно, способствует повышению эффективности этой системы, однако важны также методы и порядок осуществления такого ремонта и осмотра. Обслуживание по графику. В системе профилактического ремонта и осмотра основным средством предупреждения всяких простоев является обслуживание по графику. Обслуживание по графику может включать смазку, мелкие починки или общий ремонт. Главное здесь то, что работа выполняется согласно составляемому графику независимо от того, нуждается оборудование в соответствующем техническом обслуживании или нет. Это наилучший метод предупреждения внезапных выходов оборудования из строя. Однако вам не захочется осуществлять профилактические мероприятия каждый месяц, необходимость в этом возникает только один раз в год, поэтому к составлению обоснованных графиков технического обслуживания оборудования следует подходить серьезно. При составлении графика технического обслуживания каждого отдельного вида оборудования следует пользоваться справочниками по техническому обслуживанию промышленных предприятий, учитывать опыт своего завода, посоветоваться с мастерами и рабочими. Изложенный метод определения частоты осмотров может применяться и при установлении периодичности технического обслуживания. Вы должны пронумеровать все оборудование не только в целях определения характера обслуживания каждой единицы оборудования, но и в целях установления порядка осмотра, учета расходов и в других целях, предусмотренных системой профилактического ремонта и осмотра. Для правильного контроля обслуживания оборудования по графику необходимы по крайней мере две основные формы документов. Одним из этих документов является индивидуальная карточка учета оборудования, подобная той, которая показана на рис. 76. Такую карточку следует заводить на каждую единицу основных видов оборудования. На ней отмечаются важнейшие данные, относящиеся к каждому станку, такие, как дата ввода в действие местонахождение и номер станка. На карточке указываются также необходимые технические характеристики, порядок смазки и схемы энергопитания. Второй документ, необходимый при обслуживании по графику, — это недельный (или месячный) график обслуживания, форма которого приводится на рис. 77. График обслуживания следует разрабатывать для каждого производственного цеха или подразделения, указывая на нем номер и наименование оборудования и отмечая вид и периодичность выполнения намечаемой работы по обслуживанию каждого оборудования. Рис. 77. Недельный график технического обслуживания оборудования Осмотр. Периодический осмотр является важнейшим элементом любой эффективной системы профилактического ремонта и осмотра. Обслуживание по графику теряет свою эффективность, если оно не дополняется периодическим осмотром оборудования. В ходе профилактических осмотров выявляются и устраняются мелкие неполадки, связанные с износом, до того, пока они приведут к серьезным последствиям, и часто обнаруживаются повреждения деталей, которые в течение определенного времени не подлежат замене или ремонту. Объекты осмотра. Проведение полного осмотра каждой единицы оборудования через определенные промежутки времени на крупном заводе обычно недопустимо из-за больших расходов. Вы должны проявлять осторожность при составлении графика и определении порядка осмотра; лучше с должной периодичностью проводить осмотр важнейших видов оборудования, чем осматривать все оборудование, но через длительные промежутки времени или нерегулярно. Нет определенных правил, которые могли бы помочь вам в выборе объектов осмотра. На некоторых предприятиях официальный осмотр состояния оборудования вообще не практикуется; в таких случаях полагаются на начальников производственных подразделений и мастеров, которые обязаны докладывать о состоянии оборудования перед началом каждой смены. На некоторых заводах в качестве критерия принят фактор стоимости, и осмотру подлежат те виды оборудования, стоимость которых превышает определенную сумму. На других заводах ограничиваются осмотром лишь определенных видов оборудования. На многих предприятиях экономически целесообразным считается осмотр только тех видов оборудования, от которых полностью зависит бесперебойная работа предприятия. Когда определяете объекты осмотра, вы должны подумать о том, приведет ли выход из строя того или иного оборудования к простоям, порче материалов, находящихся в процессе обработки, или нарушению работы других видов оборудования и не послужит ли он причиной увечий. Новое оборудование следует осматривать до тех пор, пока оно не будет "обкатано" (освоено) окончательно. Однако не осматривайте его совсем, если расходы, связанные с профилактическим ремонтом и осмотром, превосходят вероятные потери из-за простоев и затрат на замену данного оборудования или если обычный срок его службы превышает время, в течение которого вы рассчитываете его использовать. Осмотр производственных зданий и паросиловых установок следует производить не реже одного раза в год. Это же относится к перекрытиям зданий, подъемникам, паровым котлам, генераторам, резервуарам, санитарным узлам и технике безопасности. При проведении внутризаводских осмотров и смазочных работ вы должны пользоваться маршрутными картами. Если смазчики осматривают большую часть оборудования при выполнении своей основной работы, то вы можете не применять маршрутные карты осмотра — ту же самую роль могут выполнять схемы смазки. Однако маршрутные карты позволяют более эффективно контролировать осмотр и служат лучшей гарантией того, что не будет пропущено подлежащее осмотру оборудование. Даже если ваши рабочие, производящие осмотр, знают, какие станки им осматривать, их работа не даст должного эффекта, если им не будет известно, что они должны проверять на каждом станке. В большинстве компаний ремонтно-эксплуатационные отделы применяют контрольные листы, подобные тому, который показан на рис. 78, где конкретно перечисляются детали, подлежащие осмотру. Рис. 78. Контрольный лист осмотра Вы должны иметь полный комплект инструкций по эксплуатации; обслуживанию и уходу — по одной отдельной инструкции на каждую единицу основного оборудования — и пользоваться ими при определении деталей, подлежащих осмотру. Однако учитывайте, что оборудование может выходить из строя и из-за какой-то, кажущейся на первый взгляд незначительной детали, которая даже не упоминается в соответствующей инструкции. При составлении контрольных листов поговорите с опытными рабочими-ремонтниками и рабочими-станочниками. Однако не допускайте излишней траты времени на осмотр незначительных деталей, так как это приводит к ненужным расходам. В то же время в контрольные листы включайте все важнейшие детали. Если вы будете пытаться охватить на контрольных листах все детали данного оборудования, которые могут выйти из строя, то осмотр затянется слишком надолго. Периодичность осмотров. Частота осмотров зависит от многих факторов. Предприятия, выпускающие станки, специальные компании, занимающиеся техническим обслуживанием, и фирмы, поставляющие материалы, вместе с оборудованием и материалами могут снабдить вас стандартными таблицами с расписанием осмотров, но такие расписания могут не соответствовать конкретным условиям каждого производства. Пользуйтесь ими как руководством, рассчитанным на осмотр оборудования при нормальных условиях эксплуатации. Те условия, которые считаются "нормальными" с точки зрения компаний, производящих оборудование, и то, что считается "нормальным" у вас в цехе, часто бывают совершенно различными. Расписания осмотров являются удобными, вполне приемлемыми руководствами, но вы должны их приспосабливать к конкретным условиям вашего завода. Необходимо анализировать каждую единицу оборудования с точки зрения срока службы, ее состояния, характера работы, которую она выполняет, а также условий ее эксплуатации. Станок, работающий беспрерывно, обычно требует более частого осмотра (и ухода), чем тот, который в течение дня используется кратковременно. Более частый осмотр требуется для старого оборудования и станков, подверженных коррозии или используемых без соблюдения норм эксплуатации. Соберите всю необходимую информацию, касающуюся оборудования, подлежащего осмотру. Просмотрите графики ремонта, ведомости учета оборудования, наряды на выполнение соответствующих работ и заявки на запасные части, с тем чтобы получить представление о работе каждой единицы оборудования за определенный отрезок времени в прошлом. Узнайте мнение мастеров и рабочих о текущем состоянии оборудования. Получите у службы контроля качества сведения относительно качества деталей, обрабатываемых на соответствующих станках; низкое качество может быть связано с нарушением работы станка или его износом. Сопоставьте ваши выводы с рекомендациями предприятия, изготовившего станок, и прочими таблицами периодичности осмотра. Составьте наиболее эффективный график осмотра, какой можно составить на основе имеющейся информации, и проверьте его на практике. Если за период между двумя осмотрами станок выйдет из строя или при обычных осмотрах будут постоянно выявляться неполадки, требующие ремонта, увеличивайте частоту или осмотров, или обслуживании по графику, или тех и других одновременно. Кто проводит осмотр? При правильной системе профилактического ремонта и осмотра указывать на неполадки должны все; ответственность за это несут и рабочие-станочники, и мастера производственных подразделений, и ремонтные рабочие. Осмотр не обязательно должен быть всегда сложным. По необычным шумам можно установить, что станок работает ненормально. Вы без труда можете заметить излишнюю вибрацию и почувствовать перегрев подшипников, пощупав руками соответствующие части двигателя. На многих крупных заводах имеются специально выделенные рабочие, которые занимаются только осмотром, но иногда осмотр возлагается по очереди на опытных рабочих-станочников. На мелких заводах рабочие-станочники проводят обычно еженедельные осмотры оборудования, специальные же ремонтные рабочие более детально проводят осмотры через более длительные промежутки времени. Во многих компаниях рабочие-станочники обязаны ежедневно регистрировать результаты проверки работы обслуживаемых ими станков на специальных бланках. Это создает у рабочих чувство ответственности, а ремонтно-эксплуатационная служба благодаря такой информации получает полное представление о неполадках на производстве. Осмотр некоторых видов оборудования, возможно, вам не удается осуществлять собственной рабочей силой и собственными средствами. Для осмотра сложного оборудования требуется применение специальных приспособлений и методов, а для осмотра подъемников, котлов и оборудования техники безопасности обращаться к услугам соответствующих специалистов обязывает закон. Нужных специалистов вы можете приглашать из специализированных компаний, занимающихся техническим обслуживанием, или с предприятий, выпускающих соответствующее оборудование. Такая практика является более рациональной и экономичной, чем возня с осмотрами, проводимыми паллиативными методами и средствами. Контроль за расходами по эксплуатационно-ремонтной службе Основными расходами по ремонтно-эксплуатационной службе являются заработная плата рабочих, стоимость материалов и накладные расходы. На многих заводах к этим расходам относят также убытки, связанные с простоями, и такие расходы учитывают при составлении сметы эксплуатационных расходов. Независимо от того, относятся ли на вашем заводе убытки, связанные с простоями, на статью ремонтно-эксплуатационных расходов или нет, вы обязаны по возможности учитывать все эти расходы полностью. Лишь в том случае, когда вам известны расходы по ремонту и эксплуатации и величина каждой их составной части, вы сможете принять обоснованное решение относительно ремонта станка или приобретения нового, планировать сумму средств, выделяемых на ремонтно-эксплуатационные нужды на следующий год, и размер средств для материального стимулирования рабочих ремонтно-эксплуатационной службы. Накладные, или общие, расходы ремонтно-эксплуатационной службы рассчитывает группа учета издержек производства (см. гл. IV). Стоимость материалов определяется довольно легко, и они увеличиваются и сокращаются прямо пропорционально возрасту и состоянию производственных зданий или оборудования и объему выполненной' ремонтно-эксплуатационной работы. Гораздо труднее определить ту часть ремонтно-эксплуатационных расходов, которая идет на оплату труда, а наибольшие резервы экономии таятся именно в этом элементе эксплуатационных расходов. Определение расходов на оплату труда рабочих ремонтно-эксплуатационной службы. Хотя нормы времени на выполнение ремонтно-эксплуатационных работ невозможно определять с такой точностью, как нормы времени, устанавливаемые для часто повторяющихся производственных операций, все же большинство ремонтно-эксплуатационных работ повторяется довольно часто и поэтому поддается точному учету. Существует множество нормативных справочников для ремонтно-эксплуатационных работ, но наилучшими нормативами трудовых затрат будут те, которые вы сами разработаете на своем заводе, исходя из возможностей собственных рабочих-эксплуатационников. Начинать следует с классификации ремонтно-эксплуатационных работ. Повседневные работы. Некоторые работы повторяются настолько часто, что для их выполнения не требуется никаких особых распоряжений. О выполнении таких работ может быть дано общее распоряжение по всему заводу (например, о поочередной замене ламп накаливания), но большинство таких работ выполняется согласно "правилам внутреннего распорядка". К повседневным работам относятся такие виды работ, как небольшая смазка и несложный осмотр, а также уборка помещений. Тщательный анализ каждой из таких работ в отдельности для определения норм времени на их выполнение не оправдывает себя, так как он отнимает много времени и связан с хлопотами и расходами. Отделив эти функции от других ремонтно-эксплуатационных работ, вы можете определять средние фактические затраты времени на выполнение каждой из них. Предположим, вам необходимо определить норму затрат времени на выполнение такой повседневной работы, как смазка двигателей на определенном маршруте. Вам нужно лишь определить общую сумму времени, затрачиваемого на этом маршруте каждым смазчиком за контрольный период. Вы можете поручить смазчикам самим записывать затрачиваемое ими время или попросить их отбивать на автоматических контрольных часах время начала и конца своей работы на маршруте. Скажем, контрольный период у вас равнялся 150 дням, и вы установили, что за это время на смазку моторов на данном маршруте фактически затрачено всего 1500 человеко-часов. В таком случае среднее время смазки машин на этом маршруте составляет 10 человеко-часов в день; этот показатель тогда принимается в качестве дневной нормы времени, отпускаемого на выполнение данной работы. Периодически повторяющиеся работы. Многие ремонтно-эксплуатационные работы повторяются очень часто. Обслуживание по графику и периодический осмотр свидетельствуют о том, что замена деталей и общий ремонт станков являются регулярными и часто повторяющимися работами. Однако на каждом заводе независимо от применения системы профилактического ремонта и осмотра определенные ремонтно-эксплуатационные работы выполняются постоянно. К периодически повторяющимся работам обычно относятся такие, как замена ремней, общий ремонт насосов, устранение утечек, замена труб и шлангов и ремонт подъемников. Просматривайте учетную документацию о выполнении ремонтно-эксплуатационных работ в прошлом, для того чтобы определить те работы, которые можно отнести на вашем заводе к периодически повторяющимся. После того как будут определена регулярно повторяющиеся работы, вы должны сгруппировать их по степени трудности или по общему сходству. Например, вы к периодически повторяющимся работам отнесли замену изношенного шланга гидравлического подъемника, а также замену шланга у насоса. Если места соединений шлангов на том и другом виде оборудования доступны в одинаковой мере, а степень трудности той и другой работы окажется одинаковой, то, по-видимому, для выполнения этих работ потребуется одинаковое время. В таком случае обе работы включайте в одну группу. После определения периодически повторяющихся работ и группировки одинаковых работ вам будет сравнительно легко установить нормы времени на выполнение каждого вида работы или каждой группы работ посредством хронометража и изучения движений, выборочного анализа рабочего времени или пользуясь нормативами времени. Там, где возможно, время на выполнение периодически повторяющихся работ выражайте в нормо-часах (см. гл. II, дается подробная характеристика нормо-часов). Нерегулярные работы. Работы по ремонту и уходу, производимые не по графику, редко выполняемые работы и большинство работ, имеющих целью улучшение процесса производства, как правило, классифицируются как "нерегулярные" работы. При определении времени, необходимого для выполнения нерегулярных работ, можно пользоваться нормативными таблицами, однако ряд факторов делает этот метод трудным и неточным. Нормативное время можно рассчитать, но такой расчет может оказаться неточным. Лучше всего применять такой порядок определения норм времени на выполнение нерегулярных работ: расчленить соответствующие работы на отдельные операции, а затем иди рассчитать время, необходимое на выполнение каждой из этих операций в отдельности, или перенести на эти операции известные нормы времени, применяемые при выполнении других аналогичных работ. При применении этого метода редко можно добиться стопроцентной точности, но тем не менее с его помощью можно получить какое-то мерило, пользуясь которым можно оценивать фактически выполняемую работу. На рис. 79 дан простой пример, но он показывает, как известные нормы времени легко приложить к какой-либо конкретной работе в том случае, когда работа рассматривается как ряд отдельных операций, а не как единое целое. Обратите внимание на то, что наряду с нормативным временем здесь указывается и максимально допустимое время. Такой метод оставляет определенный запас времени на тот случай, если отдельные операции окажутся более трудоемкими, чем ожидалось. Подобный запас времени следует оставлять даже при выполнении ремонтно-эксплуатационных работ, относимых к разряду периодически повторяющихся или повседневных. Рис. 79. Уход за компрессором Применение поощрительных систем заработной платы для рабочие ремонтно-эксплуатационных служб. Какова эффективность работы ремонтно-эксплуатационного отдела вашей компании? Действительно ли невелика непроизводительная потеря времени или известно ли вам, как эффективно работают ваши рабочие-ремонтники? Работа вашей ремонтно-эксплуатационной службы может вам казаться вполне удовлетворительной, а в действительности она, быть может, могла бы быть и лучше. На рис. 80 показаны результаты около 11 тыс. выборочных наблюдений, проведенных консультантами фирмы "Эрнест энд Эрнест" в компании, где эффективность системы контроля ремонтно-эксплуатационных работ считается выше средней. В этой крупной компании, где сумма годовой заработной платы работников ремонтно-эксплуатационной службы составляет примерно 1,5 млн. долл., было установлено, что оплата непроизводительного времени рабочих обходилась ежегодно более чем в 0,5 млн. долл. Очень немногие заводы могут позволить себе такие излишества. Рис. 80. Распределение затрат Все большее и большее число заводов вводит у себя поощрительные системы заработной платы как средство сокращения непроизводительной траты времени и снижения эксплуатационных расходов. Поощрительные системы заработной платы обычно способствуют не только успешному выполнению ремонтно-эксплуатационных работ с наименьшими затратами, но и помогают упорядочить оплату труда рабочих-эксплуатационников. Если в ремонтно-эксплуатационной службе вашей компании непроизводительные затраты времени увеличиваются, то вы должны изучить возможность применения поощрительной системы заработной платы, особенно в тех случаях, когда такая система оплаты уже применяется по отношению к производственным рабочим. После того как нормы времени на выполнение каждой работы или операции установлены, расчет дополнительных начислений к заработной плате рабочих, добившихся значительного сокращения затрат времени по сравнению с установленной нормой, не составляет трудности. На большинстве заводов плановое (нормативное)- время на выполнение соответствующих работ указывается непосредственно на нарядах (рис. 75). Это постоянно напоминает рабочим-эксплуатационникам о нормах и они работают тогда в соответствии с этими нормами. Наиболее простым методом контроля затрат времени является регистрация времени начала и окончания работы на карточке учета работ. Степень применения поощрительной системы заработной платы зависит от размера и задач ремонтно-эксплуатационного отдела. Поощрительную систему оплаты труда нельзя применить ко всем видам ремонтно-эксплуатационных работ. Вы можете ограничиться применением поощрительной системы оплаты в отношении рабочих определенных специальностей или даже определенных работ. Однако даже ограниченное применение поощрительной оплаты может значительно сократить непроизводительные затраты времени при выполнении ремонтно-эксплуатационных работ. Помните, что возможность получить определенную надбавку к заработной плате стимулирует рабочих более эффективно выполнять соответствующие работы. Не следует взыскивать с рабочих, если им иногда не удается выполнить ту или иную работу за предусмотренное нормой время. К проблеме поощрительной оплаты следует подходить реалистично. Поощрительная система оплаты дает еще и ряд дополнительных выгод. Возможно, наиболее важным из них является учет затрат времени, который ведется при наличии этой системы. Такой учет помогает не только определять производительность труда отдельных рабочих, но и служит критерием при оценке эффективности работы ремонтно-эксплуатационной службы в целом. На основе нарядов на выполнение отдельных работ или карточек учета выполненной работы вы можете подсчитать общие фактические затраты времени по вашей службе и нормативное время. Процентное отношение общего нормативного времени к фактическим затратам времени может служить показателем эффективности работы ремонтно-эксплуатационной службы. Для того чтобы минимизировать влияние случайных факторов на этот показатель, при подсчетах следует пользоваться данными, полученными за достаточно длительные периоды времени. Этот момент следует особенно учитывать при определении производительности труда отдельных рабочих. Эффективность работы ремонтно-эксплуатационной службы вы можете определять также исходя из других данных. В некоторых компаниях таким критерием служит процентное отношение ремонтно-эксплуатационных расходов к общей сумме заработной платы или к общей сумме реализованной продукции. Отношение между фактическим межремонтным сроком службы оборудования и их плановым межремонтным сроком службы также служит весьма верным показателем эффективности работы ремонтно-эксплуатационной службы и им пользуются на многих крупных заводах при определении эффективности профилактического ремонта и осмотра. Контроль материалов и издержек, связанных с ними. Запасные части оборудования и другие используемые материалы являются важными элементами ремонтно-эксплуатационных расходов. Хотя в любой нужный момент вы должны иметь соответствующие материалы, тем не менее следует устанавливать строгий контроль за их запасами и использованием. Принципы управления производственными запасами сырья и материалов применимы также в регулировании запасов материалов, используемых в ремонтно-эксплуатационных целях. Когда есть возможность, здесь также необходимо определять оптимальные уровни запасов. Максимальные и минимальные объемы запасов следует рассчитывать для всех важнейших запасных частей оборудования. На рис. 81 показана типичная ведомость учета деталей, которая ведется на складах запасных частей. Эти ведомости содержат информацию о поставщиках, ценах и расходе материалов и показывают движение запаса соответствующих материалов. Если вы хотите должным образом регулировать использование запасных частей и материалов, то вы должны аккуратно вести учет на складах. Вы должны также придерживаться определенного порядка при выдаче материалов рабочим-эксплуатационникам, с тем чтобы при отпуске материалов каждый раз в ведомости учета была сделана соответствующая запись и в любой момент было известно местонахождение выданных материалов. Ведомости учета использования материалов следует периодически просматривать, чтобы установить те виды материалов, запасы которых следует несколько увеличить. Изымайте из запасов те запасные части, которые из-за модернизации или замены соответствующих машин оказались устаревшими. Во многих случаях слишком большие ремонтно-эксплуатационные расходы объясняются тем, что рабочие тратят слишком много времени на хождения на склады ремонтно-эксплуатационной службы для получения запасных частей и материалов и на возвращение потом к местам выполнения работ. Проверьте расположение этих складов, чтобы сократить время, затрачиваемое на посещение их рабочими; подберите для работы на складах таких работников, которые могли бы быстро обслуживать рабочих, получающих материалы. Для вас может оказаться более выгодным ввести порядок отпуска соответствующих материалов по графику, особенно на крупных заводах или при напряженном графике ремонтно-эксплуатационных работ. Вы должны вести учет ремонтно-эксплуатационных работ по всем основным видам оборудования. На таких ведомостях учета, которая показана на рис. 82, можно сразу же увидеть величину расхода материалов и затрат труда за месяц; на них может указываться также график осмотров. Если вы начнете вести такие ведомости, то, возможно, уже через несколько месяцев, вы найдете более целесообразным заменить определенные станки, чем нести расходы на их ремонт и уход. Сметы ремонтно-эксплуатационных расходов. При составлении смет ремонтно-эксплуатационных расходов следует принимать во внимание приобретение дополнительного количества нового оборудования, увеличение объема производства, а также износ оборудования и производственных сооружений. Если руководство при составлении сметы на будущий год ориентируется на существующий уровень эффективности производства, рассчитывает в основном придерживаться тех же производственных графиков и не думает приобретать большое количество нового оборудования, то ремонтно-эксплуатационные расходы будущего года сохраняются почти на уровне соответствующих расходов этого года. Проблема точного расчета эксплуатационных расходов на предстоящий период возникает только в том случае, когда предполагается значительно обновить оборудование, внести большие изменения в производственные графики или повысить уровень технического обслуживания оборудования. В любом случае опыт прошлой работы служит важным критерием при составлении сметы эксплуатационных расходов. Если вы ведете полный учет ремонтно-эксплуатационных расходов, то расчет таких расходов на предстоящий период не составляет большой трудности, но сам по себе учет каждого пенса еще не говорит о том, что он был затрачен правильно. Руководство заинтересовано лишь в такой работе ремонтно-эксплуатационной службы, которая обеспечивала бы эффективное использование оборудования и надлежащее содержание производственных зданий в соответствии с задачами компании. Вы должны использовать все возможности для снижения расходов. Быть может, вы сможете сократить частоту осмотров некоторых видов оборудования. Быть может, вы даже сможете отменить некоторые виды работ по содержанию оборудования, но не в ущерб эффективности производства. Проверьте на месте ремонтно-эксплуатационные работы, для того чтобы выявлять те из них, без которых можно обойтись. Пользуйтесь системой поощрительной оплаты и нормативами времени на выполнение ремонтно-эксплуатационных работ для сокращения непроизводительной траты рабочего времени. Смотрите, чтобы ремонтно-эксплуатационная служба не обвинялась в дорого обходящихся простоях, если оборудование вышло из строя по вине других подразделений. Если ремонтно-эксплуатационная служба слишком много занимается улучшением работы оборудования вместо выполнения своих обычных обязанностей, то пресекайте такого рода практику. Хотя ваши рекомендации, касающиеся сметы, могут быть и вполне обоснованными, тем не менее вам следует учитывать, что многие заводы имеют твердые сметы ремонтно-эксплуатационных расходов и средства для ремонтно-эксплуатационных целей выделяются в зависимости от количества производственного оборудования. Выделенная сумма может быть вполне достаточной, но еще чаще ремонтно-эксплуатационному отделу приходится действительно экономить, чтобы выполнить предусмотренный объем работ в пределах выделенных средств. Подготовка работников ремонтно-эксплуатационной службы. Программа подготовки работников на большинстве предприятий является важным элементом работы ремонтно-эксплуатационной службы. Объем этой программы зависит от особенностей производства, однако в настоящее время в связи с высоким уровнем механизации на всех предприятиях возникла необходимость в специальной планомерной подготовке рабочих и мастеров ремонтно-эксплуатационной службы. Хорошая учебная программа не только способствует обучению рабочих методам и способам выполнения соответствующих операций, но и помогает довести до сведения рабочих отношение и требования руководства к ремонтно-эксплуатационной работе Нужно тщательно обучать рабочих пользоваться инструментами и механизмами, применяемыми в ремонтно-эксплуатационной работе. Они должны в совершенстве знать оборудование, которое им предстоит обслуживать. Рабочие, не получившие соответствующей подготовки, могут принести больше вреда, чем пользы. Поэтому рабочих следует постоянно информировать о конструктивных и иных изменениях, внесенных в производственное оборудование, а также о новых методах ремонта и ухода. На многих заводах рабочие-эксплуатационники участвуют в монтаже нового оборудования, чтобы познакомиться с этим оборудованием еще до того, когда появится потребность в его техническом обслуживании. Фирмы, выпускающие оборудование, помогают в обучении работников ремонтно-эксплуатационной службы, организуют демонстрацию короткометражных фильмов, краткосрочные курсы на местах и предоставляют заинтересованным заводам справочники по техническому обслуживанию и другого рода информацию и услуги. Несомненно, система профилактического ремонта и осмотра сохранится и впредь. Но кто может предугадать, какие новшества появятся в будущем. Ваши самые серьезные проблемы ремонта и ухода завтра могут оказаться разрешенными благодаря изобретению новых методов или материалов. Однако с разрешением каждой проблемы перед вами по всей вероятности, встанет множество новых проблем в связи с приобретением нового производственного оборудования, освоением производства новой продукции или использованием новых материалов. Поэтому вы должны постоянно быть в курсе всего, что происходит в области ремонта и ухода. Примечания 1. Как указывалось в других местах этой работы, понятие линейной структуры в США интерпретируется по-разному. Характер указанного в данном случае подчинения скорее говорит о функциональной структуре, чем о структуре линейной. Автор здесь несколько смешивает понятия линейного подчинения и централизации. — Прим, науч, ред. Содержание   www.pseudology.org