М.: Экономика, 1970.- 807 с. Терещенко Курс для высшего управленческого персонала Часть первая. Подготовка управляющих и улучшение административных служб Глава V. Создание отдела по обработке данных В контору или, вернее, в ту часть компании, которая в настоящее время занимается обработкой данных, вторгаются не только машины, но и новая группа людей с техническим и научным образованием. Обработка данных с помощью электронно-вычислительных машин требует специалистов по анализу систем, программистов, операторов, а в компаниях, имеющих собственное оборудование, еще и инженеров. Многие компании набирают этих специалистов из своих сотрудников и ими (лицами, занимающимися новой деятельностью) часто являются специалисты, которые участвовали в исследованиях, проводившихся перед внедрением автоматизации. Перед внедрением автоматизации компания во всех случаях должна провести необходимые исследования, чтобы решить вопрос о том, какую принять новую систему и какое установить оборудование. После установки дорогостоящая вычислительная машина не должна простаивать, пока люди будут думать, как ее использовать. Многие компании проводят два вида исследований — исследование возможности приобретения оборудования и исследование в части его применения. Если компания решила купить или арендовать оборудование, исследование возможности не проводится, а исследовательская группа немедленно приступит к исследованию вопросов, связанных с его применением. Исследование и исследовательская группа Руководство исследовательской группой. За исследования почти всегда отвечает один из членов руководящего состава корпорации, занимающий высший управленческий пост. Одной из причин этого и, вероятно, основной является желательность поддержки со стороны высшего руководства и обеспечения в случае необходимости своевременного получения исследовательской группой требующейся ей информации. Некоторые компании обнаружили, что руководители и младшие управляющие, опасающиеся за свою работу, не всегда оказывают помощь в этом деле. Таким ответственным сотрудником корпорации часто является контролер. Это назначение логично, потому что исторически он был тем членом руководящего состава корпорации, который ратовал за внедрение и эксплуатацию механического оборудования, а также ввиду того, что функции учета являются основными областями, в которых применяется обработка данных с помощью электронно-вычислительных машин. Таким ответственным человеком может быть вице-президент или директор, отвечающий за административные службы, если в компании имеется такая должность. Реже им может быть вице-президент по административным вопросам, а в небольших компаниях — главный управляющий. Ответственный член руководящего состава корпорации может подыскивать людей со специальным образованием и способностями по планировке и осуществлению проекта, связанного с вычислительной машиной, и набрать их из четырех источников: 1) персонала компании, 2) создателей машин, 3) консультантов и 4) других внешних источников. Число талантливых людей привлекаемых со стороны, обычно определяется количеством и качеством талантов, имеющихся в компании. I>Использование консультантов. Преимущества консультантов в том, что они: 1) имеют широкие познания методов применения вычислительных систем в разнообразных условиях коммерческой деятельности, 2) обучены монтированию электронных установок, 3) более независимы, чем сотрудники компании, при столкновении с существующей организационной структурой, 4) объективны и независимы от личного влияния или влияния того или иного отдела, которые бессознательно или подсознательно могут привести к сомнительным выводам и 5) уменьшают зависимость от изготовителей оборудования. С другой стороны, ориентация на консультантов имеет недостатки: 1) их следует обучить операциям клиентов, 2) они лучше знают технические функции оборудования, чем потребности компании, — положение, которое может привести к чрезмерному упору на "скобяные изделия" (оборудование) и технические аспекты, 3) они будут более оторваны от служащих компании, чем специалисты из числа служащих компании, и 4) уходя, они уносят с собой знания, которые могут потребоваться сотрудникам компании для обеспечения успеха проекта. Использование представителей поставщиков. Компании, которые имели в прошлом хорошие отношения с поставщиком оборудования по обработке данных, могут иметь желание продолжать поддерживать с ним связи. В этом случае поставщик, который из прошлого опыта хорошо знаком с проблемами компании в области обработки данных, обычно может оказать значительную помощь. Это влияет на исследовательскую группу, а также облегчает изучение систем, поскольку возможности оборудования, которое будет использоваться, известны, и нет необходимости проводить продолжительные исследования другого конкурирующего оборудования. Однако многие компании обсуждают с различными поставщиками требования, предъявляемые к оборудованию, и само предлагаемое оборудование и при этом ведут переговоры по конкретным условиям, которые те могут предложить. Грегори и Ван Хорн предлагают, чтобы "заявки посылались всем изготовителям оборудования, которые смогут выполнить эти требования. Возможно, что новый изготовитель сможет разработать более совершенное оборудование для системы, чем то, которое было разработано исследовательской группой покупателя. Новые фирмы в той или иной области иногда разрабатывают более современное и лучшее оборудование и соответствующие системы, чем уже известные в этом деле промышленники". Кем не является представитель изготовителя? Вы можете и должны ожидать много от помощи представителя изготовителя. Однако существует предел этой помощи. Не ожидайте, что представитель поставщика будет действовать как ваш консультант по управлению. Он не обязан подсказывать вам, как вести коммерческое дело и руководить им. Не ожидайте, что он сам добудет информацию в вашей компании. Он только сообщит вам, какая информация необходима ему для оценки ваших систем и методов, а всю черновую работу вы должны поручить сотруднику вашего аппарата. Не ожидайте, что он разработает детальные методы перевода вашей системы на машинную обработку данных, по крайней мере до тех пор, пока вы не решили вопроса о покупке его машин. Как только вы решили купить их, то подробно определите, какая вам потребуется помощь, и настаивайте на получении ее. Однако до подписания контракта не ожидайте, слишком многого. Использование сотрудников компании. Компании, которые успешно вели у себя вычислительные системы, говорят, что исследовательская группа должна быть составлена таким образом, чтобы те же самые люди могли со временем овладеть окончательным планированием и принять основную ответственность за установку ЭВМ. Этот подход имеет здравый смысл, поскольку люди, входящие в исследовательскую группу, приобретают в процессе работы опыт и знания, необходимые для успешной работы на вычислительных машинах. В одном из исследований об установках вычислительных машин был сделан вывод, что "чрезмерная зависимость" от персонала, не являющегося персоналом компании, "вызывала" много проблем, связанных с необходимостью перестройки работы в некоторых изучаемых компаниях. Некоторые компании начинают изучение с помощью небольшой исследовательской группы или звена из двух — четырех человек, а затем, если предварительное изучение, т. е. изучение возможностей, указывает на желательность введения системы обработки данных с помощью электронно-вычислительных машин, создается группа для детального изучения систем, методов и оборудования. Если предварительное исследование проводит группа из трех-четырех человек, то она может включать специалиста по системам, специалиста по обработке данных, бухгалтера и (или) одного технического работника. Полная группа должна состоять из различных специалистов, чтобы установить тесную связь в рамках всей организации, понять проблему и дополнять друг друга. "Ведущим" должен быть начальник с достаточным знанием процесса обработки данных для того, чтобы направлять работу исследовательской группы, судить о качестве работы и вести исследования в соответствии с программой и в пределах выделенных средств. Он должен быть либо человеком, работающим в компании и имеющим представление о системах или организации, знающим методы механизации и интересующимся или знающим вычислительные машины, либо он дол- жен быть лицом, специально нанимаемым компанией со стороны и обладающим вышеуказанными качествами, за исключением того, что в этом случае обращается большее внимание на знание им вычислительных машин. У него должны быть организаторские и административные способности и он должен быть решительным и целеустремленным. Ему обычно даются достаточные полномочия, с тем чтобы он имел возможность обращаться к руководящему составу в среднем и низшем звеньях и говорить с ними как с равными. Он должен иметь доступ к высшему руководству, докладывая ему через комитет по вопросам внедрения электроники, который может оказывать помощь в решении по крайней мере некоторых "деликатных ситуаций", существующих, по-видимому, почти в любой компании. Остальные члены группы, проводящей исследование по вопросам применения ЭВМ, составляют большинство специалистов, описываемых ниже. Специалисты по анализу систем. Специалисты по системам лучше всего подготовлены для выполнения задачи по изучению существующих систем и разработки новых систем, необходимых для обработки данных с помощью электронно-вычислительных машин. Они должны подбираться по их техническим знаниям по крайней мере в одной из следующих областей, — учет, экономика, электроника, математика, производство или разработка систем. Достаточно иметь одного хорошего специалиста по системам, но он должен быть самым лучшим. При большом объеме работы потребуется несколько специалистов по анализу систем. Специалисты по анализу проектов. Людям, которые будут заниматься специфическими вопросами анализа проектов, требуются меньшие знания и подготовка, чем специалистам по анализу систем. У них должны быть аналитические способности, личная инициатива и способность работать с техническим персоналом. Технический персонал. Каждый человек, выбранный из оперативного и производственного управления, должен иметь хорошее общее представление о всех видах деятельности в его специфической области и иметь несколько лет солидного опыта работы в представляемых ими областях деятельности, быть живым и наблюдательным, иметь достаточное воображение для разработки улучшений и готовность принимать изменения, предлагаемые другими. Бухгалтеры и ревизоры. Желательно иметь человека из управления контролера, с тем чтобы обеспечить надлежащий учет, а ревизионное управление будет заинтересовано в том, чтобы новая система включала необходимые элементы, дающие возможность проводить ревизии. Специалист по обработке данных. Один человек в исследовательской группе должен ознакомиться с электронно-вычислительной техникой и современными коммерческими методами контроля. Хороший работник из отдела по обработке данных, использующий более традиционные машины, имеет солидные знания, часть которых может пригодиться. Кадровик. В группу должен быть включен представитель отдела кадров для проверки и подготовки сотрудников, которые будут назначены на новую работу, согласования переводов и переаттестации остальных сотрудников и подбора новых технических работников, если они потребуются. Технический отдел. При решении проблем размещения и монтажа может потребоваться сотрудничество с техническим отделом. Программисты. Многие программисты в исследовательской группе, особенно сотрудники компании, отбираемые (после проверки) для изучения программирования, начинают с кодирования, используя схемы потоков информации, подготовленные специалистами по анализу. Почти 3/4 или даже более задач по подготовке программы заключается в анализе и вычерчивании поточных схем. Из сотрудников компании, входящих в исследовательскую группу, в частности, специалистов по системам и анализу проекта, специалистов по обработке данных и программистов, будет укомплектован новый отдел или иная структурная единица по обработке данных с помощью электронно-вычислительной техники. Это специалисты, которые "обычно являлись резервом для выдвижения на должности младших руководителей или руководителей более высокого ранга или уже занимали эти должности. В случае если исследование покажет, что компания должна приступить к установке оборудования для обработки данных с помощью электронно-вычислительных машин, эта группа должна взять и в большинстве случаев берет на себя большую часть ответственности за эту установку". Подразделение по обработке данных При небольшой вычислительной установке. Для помощи в обработке своих данных компания "Анчор Серум Сент Джозеф", штат Миссури, использует небольшую вычислительную машину LGP-30. Подразделение, работающее на этой машине, является частью центральной конторы и состоит из подготовленного канцелярского персонала. Хотя компания является ведущей в этой области и самым крупным в мире производителем свиной сыворотки, она имеет скромные размеры. В ней работает 400 человек, а ее товарооборот составляет приблизительно 10 млн. долл. в год. Необходимость в обработке данных является особенностью коммерческой деятельности этой компании. Контролер компании "Анчор Серум" перед установкой оборудования произвел исследования, чтобы определить, какое из имеющегося оборудования по обработке данных (включая систему перфорационного оборудования) лучше всего подходит для нужд компании. После выбора LGP-30 все подразделение по обработке данных было передано в подчинение управляющему конторы. Вычислительная машина настольного размера была установлена таким же образом, как и остальное конторское оборудование. Она не требовала специального монтажа и не вызывала потребности в кондиционировании воздуха. Для того чтобы подготовить себя к новым и дополнительным обязанностям, управляющий конторой прошел двухнедельный курс обучения у изготовителя. Вначале он не только отвечал, но фактически сам производил все программирование и работал на вычислительной машине. Впоследствии другой служащий компании был подготовлен в качестве оператора и программиста для работы на вычислительной машине и составления программ под руководством управляющего конторой. Подразделение по обработке данных включает еще четверых служащих: двух операторов машины, обрабатывающей счета, оператора дополнительного перфоратора и оператора перфорационной машины, обрабатывающего данные о заработной плате. Кроме вычислительной машины, подразделение по обработке данных имеет следующее оборудование: быстродействующее читающее устройство и перфоратор, два флексорайтера, один из которых действует на линии, а другой — вне линии; два суммирующих перфорационных устройства компании "Нэшнл кэш реджистер" и счетную машину "Фриден" модели CTS. Место в организационной структуре более крупного подразделения. Когда вычислительные машины впервые начали появляться в промышленных корпорациях, они почти неизменно находились в распоряжении главного должностного лица компании по финансовым вопросам. Причины подобного решения вполне очевидны: 1) контролер часто играл ведущую роль в изучении, которое предшествовало установке вычислительной машины; 2) во многих компаниях первоначально машины примерялись прежде всего для учета, а предварительное изучение сводилось главным образом к сравнению больших затрат на новое оборудование и ожидаемого сокращения затрат на учет и канцелярские расходы. Подобный финансовый анализ вполне естественно является функцией руководящего работника, отвечающего за финансовые вопросы; 3) вычислительная машина рассматривалась как сверхбыстродействующее усовершенствование обычного табулирующего оборудования, за которое он обычно отвечал, и мыслилось как средство более быстрой обработки тех же данных, которые подготавливались в прошлом. Подчинение вычислительной машины главному должностному лицу по финансовым вопросам при определенных условиях оказалось приемлемым во многих компаниях (гл. II, рис. 12 и 16). Эти условия обычно связаны с личностью и интересами контролера или должностного лица, отвечающего за финансовые вопросы, с его положением в компании, характером коммерческой деятельности компании и характером функций, избранных для обработки на вычислительной машине. В других компаниях оказалось, что передача вычислительной машины финансовой группе скорее затрудняла, а не облегчала эффективное ее использование. "Когда контролер ориентируется больше на учет, чем на управление, или когда он является подчиненным, а не равным руководителям других отделов, вполне вероятно, что вычислительная машина не будет использоваться наилучшим образом". Аналогичным образом, если применение машины в основном носит оперативный характер (а не финансовый) и если компания будет извлекать выгоды из обработки данных как научного, так и коммерческого характера, тогда "выгоды могут состоять в организационном подчинении вычислительной машины за пределами финансовой группы компании". Следовательно, первоначальное местонахождение вычислительной машины в организационной структуре не всегда оказывалось ее постоянным местонахождением. Как отмечалось в гл. II, ряд корпораций изменил общую организационную структуру компаний, объединив под руководством высокопоставленного должностного лица обработку данных и другие административно-канцелярские операции, что непосредственно отразилось на всех сторонах деятельности компаний и что по своей природе действительно присуще корпорациям. Новую структурную единицу корпорации можно назвать административными службами, службами управления или какими-либо другими соответствующими названиями. Независимо от местонахождения электронно-вычислительной машины обработка данных с ее помощью должна производиться в ключевой точке, вблизи высшего звена организационной структуры. Подразделение по обработке данных заслуживает того, чтобы находиться при высшем руководстве. Если вычислительная машина остается в рамках организации, подчиненной финансовому руководителю, то повышается по своей важности ответственность за услуги, оказываемые вычислительной машиной. Управляющий, отвечающий за обработку данных, обычно подчиняется непосредственно члену высшего руководства. Обработка данных в компании по страхованию жизни "Пасифик Мьючэл" В конце 1952 г. компания по страхованию жизни "Пасифик Мьючэл" начала изучать обработку данных с помощью электронно-вычислительных машин. Детальное исследование существующих систем было закончено к концу 1953 г., изучение возможностей применения — в апреле 1954 г. В сентябре того же года было отобрано оборудование, которое компания считала наиболее подходящим для ее потребностей, — "УНИВАК I". Вычислительная машина была поставлена в августе 1955 г. В августе 1958 г. модель "УНИВАК I" была заменена более современной, многосторонней и более быстрой системой— "УНИВАК II" (рис. 17). Компания "Пасифик Мьючэл" является компанией среднего размера; она осуществляет страхование жизни на 2 3/4 млрд. долл. и имеет активы более чем на 600 млн. долл. Каждый год она выплачивает около 85 млн. долл. страхового вознаграждения. В компании работает около 1500 человек: почти 1000 в главной конторе и свыше 500 в местных отделениях. Введенная компанией система обработки данных с помощью электронно-вычислительной машины осуществляет обработку всех счетов, бухгалтерские операции и учет 350 тыс. полисов по индивидуальному страхованию жизни. Система, работающая полностью с использованием лент, действует с законченным ежедневным циклом. Это означает, что вся документация обрабатывается, приводится в соответствие с данными на последнюю дату и переписывается к концу каждого дня. Этот процесс позволяет компании быстро получать значительно больше сведений о любом полисе, чем раньше. В результате компания может предоставить лучшие услуги своим клиентам: например, легкая быстрая обработка вычислительной машиной учетных данных, которая в другом случае могла быть сложной, позволяет объединять для специфических потребностей самые различные объекты страхования в одном полисе. В I960 г. компания "Пасифик Мьючэл" перевела обработку счетов и учет почти по 23 тыс. ипотечным ссудам на электронно-вычислительную машину. Затем она перевела свою работу по групповому страхованию на учет с помощью электронной техники. Обработка данных с помощью электронно-вычислительной машины в компании "Пасифик Мьючэл" ведется в двух подразделениях, называемых отделами, — отдел развития систем и отдел электронного учета. Оба этих отдела включены в службы, подчиненные административному комитету компании. Главы (управляющие) этих двух отделов (рис. 21 и 22) подчинены казначею, члену руководящего состава корпорации. Рис. 22. Отдел электронного учета компании "Пасифик Мьючэл" по страхованию жизни Разработка систем. Для разработки различных стадий программирования и анализа требуется более 30 человек. Все эти программисты работают в отделе развития систем, за исключением нескольких человек, находящихся в отделе электронного учета и отвечающих за программы, применяемые в машинах в настоящее время. Функция программиста состоит в том, чтобы изучать и анализировать детали каждой операции, выполняемой машиной. Затем он подготавливает кодированные инструкции, которые позволяют машине завершить максимально быстро операцию. Первоначальная группа программирования, 2/3 состава которой было переведено из других подразделений компании, прошла трехмесячные курсы по технике программирования. Потребовалось от 6 до 12 месяцев опыта практической работы, прежде чем они полностью освоили свое дело. К лицам, занимающим высокие посты в работе по программированию, предъявляются повышенные требования, но они хорошо оплачиваются. Это один из высоких постов в коммерческой деятельности, который открыт для женщин. Хотя начальник отдела развития систем должен иметь хорошую подготовку по программированию, его обязанности заключаются в руководстве и надзоре. Ему подчинены программисты различных категорий, включая главного программиста. Категории программистов и их обязанности следующие: Старший программист (Ранг 9) Под общим руководством начальника отдела анализирует и оценивает проблемы в целях определения возможности их обработки вычислительной системой и после консультаций подготавливает предложения о методах обработки информации. Определяет стоимость, время и необходимый персонал для программирования и кодирования новой задачи. В ходе работы консультируется с персоналом других подразделений в отношении вадач и промежуточных результатов. Подготавливает отчеты о ходе работ по проблемам. Руководит и контролирует работу персонала, необходимого для анализа, программирования и кодирования проблем. Программист (Ранг 8) Под руководством старшего программиста отвечает за полное программирование и кодирование новых проблем и разрабатывает методы, необходимые для выполнения этой работы. Помогает производить расчеты затрат, времени и персонала, необходимых для работы на вычислительной машине. Подготавливает инструкции о методах, необходимых для выполнения работы полностью. Подготавливает контрольные материалы и проверяет обычные операции на установке по обработке данных. Может проверять работу младшего персонала. Младший программист (Ранг 6) Под руководством программиста составляет программы и кодирует новые задачи. Помогает при подготовке контрольных материалов для программы, при подготовке инструкций о методах, необходимых для работы, при анализе новых проблем и разработке методов, необходимых для выполнения работы. Практикант-программист (Ранг 5) Под непосредственным наблюдением программиста изучает работу по программированию и кодированию, необходимую для обработки данных с помощью электронно-вычислительной машины. Может быть использован для помощи в сборе информации для анализа, в составлении схем потоков информации и кодирования новых проблем. Отдел электронного учета. Отдел электронного учета занимается использованием и уходом за оборудованием, обрабатывающим данные с помощью электронно-вычислительной машины. Он обрабатывает всю вводимую и выдаваемую информацию и отвечает за качество обработки данных с помощью электронно-вычислительной техники. Этот отдел, возглавляемый управляющим, имеет четыре подотдела (рис. 22). 1. Большинство компаний, использующих электронно-вычислительные системы, зависит от поставщика в отношении технической эксплуатации. Однако компания "Пасифик Мьючэл" имеет свой собственный персонал для профилактического ремонта, включающий 9 человек, работающих в три смены. Эту группу возглавляет инженер с высшим образованием, и его штат состоит из старших техников и учеников следующих категорий: старший инженер, инженер, старший техник, техник и техник-практикант. Одна из функций техника-практиканта заключается в поддержании чистоты и в уходе за лентами вычислительной машины. 2. Операционный подотдел отвечает за работу вычислительной машины, выполнение оперативных программ, содержание библиотеки программ и картотек лент и т. п. Штат состоит из 8 человек, включая главного оператора. Они работают на оборудовании в три смены. Операторы, говорит Уисли С. Багби, "занимаются прежде всего выполнением работы и больше интересуются продукцией системы, чем ее теорией. Очень трудно требовать от хорошего оператора особых навыков. Главным оператором обычно является инженер или математик с высшим образованием, имеющий опыт работы с системой машин определенного вида. Остальной его персонал представляет собой способных к механике производственных рабочих, для которых необходимы шестимесячная официальная подготовка и обучение в ходе работы. Хотя не существует определенного соотношения между способными операторами перфорационных машин и операторами вычислительных систем, в компании "Пасифик Мьючэл" трое были ранее высококвалифицированными операторами табулирующего оборудования". Категории работ и описание работы персонала оперативного управления следующие: Старший оператор (Ранг 8) Под руководством начальника управления отвечает за работу всех устройств оборудования и контроль за работой операционного персонала. Разрабатывает методы и технику выполнения операций и вносит рекомендации по их совершенствованию. Подготавливает и накапливает необходимые оперативные отчеты и доклады. Хранит библиотеки программ. Имеет запас форм и всего необходимого для работы в соответствии с установившейся практикой хранения. Отвечает за обучение операторов. Оператор (Ранг 7) Под общим наблюдением старшего оператора работает на всех видах оборудования по обработке данных с помощью электронно-вычислительной техники и остальных периферических устройствах. Осуществляет оперативный учет, ведет библиотеки программ и хранит картотеки дел. Информирует о компонентах запрограммированных систем и библиотек программ, знакомится с основами навыков программирования и кодирования. Может руководить персоналом, необходимым для работы вычислительной системы, и помогает в обучении операторов. Оператор-практикант (Ранг 5) Под непосредственным наблюдением оператора изучает и работает на всех устройствах по вводу ленты и на остальных периферических устройствах, Помощник оператора (Ранг 3) Под наблюдением оператора помогает собирать, разбирать, обрабатывать и маркировать картотеки лент. Содержит в надлежащем порядке формы, запасные материалы и картотеки лент. Изучает периферическое оборудование и работает на нем. 3. В подотделе преобразования данных требуется 13 служащих для перевода данных в форму, подходящую для обработки на машине. Большинство из них — опытные машинистки, не требующие специальной подготовки. Основное требование к этой работе — точность и быстрота. 4. Четвертый подотдел (по программированию) включает несколько программистов, назначенных в это управление. Их функции состоят в том, чтобы модифицировать и улучшать библиотеки, содержащие инструкции для программ, и разрабатывать специальную информацию, содержащуюся на магнитных лентах. Система обработки данных с помощью электронно-вычислительной машины, обслуживаемой этими сотрудниками, привела не только к экономии долларов и центов, но также и к другим выгодам. К концу первых пяти лет ее работы Уисли С. Багби суммировал опыт компании "Пасифик Мьючэл" следующим образом: "...Наши затраты по переходу на обработку данных с помощью электронно-вычислительной машины были значительно выше, чем мы ожидали. Несмотря на это, все наши капиталовложения в размере 2,5 млн. долл. были покрыты за счет экономии расходов на канцелярские операции к концу пятилетнего срока... Конечно, эта экономия на канцелярских операциях будет продолжаться в каждый последующий год, поскольку мы уже амортизировали все наши капиталовложения на электронно-вычислительное оборудование и затраты по переводу обработки данных на эту систему в течение первых пяти лет. Наша электронно-вычислительная установка сделала значительно больше, чем только окупила себя. Она позволила нам полнее использовать квалификацию наших сотрудников путем повышения уровня работы во всей конторе. Она заменила собой скучную конторскую работу, состоявшую из повторяющихся, скучных, монотонных задач по сортировке, регистрации, проверке, контролю и отправке документов. Поскольку наша настоящая работа более интересна, то после перевода на эту систему обработки данных у нас сократилась текучесть кадров. Помимо того что электронно-вычислительная установка позволила нам выполнять значительно больший объем работы без увеличения штата, она улучшила обслуживание наших держателей полисов и агентов. Все наши отчеты сводятся ежедневно. Мы можем быстро получать значительно больше информации о любом отдельном полисе, чем это имело место, когда нам приходилось искать ее в 7 различных самостоятельных отделах (что было необходимо при старых методах), так что теперь, мы можем предоставить нашим клиентам "немедленные услуги". Наши методы обработки данных с помощью электронно-вычислительной техники привели к значительному улучшению работы по привлечению клиентов. Вследствие легкости машинной обработки, что раньше было бы затруднено из-за существовавшей организации учета, наши агенты могут объединять различные виды страхования: жизни, от несчастного случая, здоровья в один договор страхования, приспособленный к индивидуальным потребностям каждой данной семьи. Имеется другое очень ощутимое улучшение в нашей работе, которое можно отнести за счет нашей электронно-вычислительной установки. Когда был завершен переход на эту систему и более 100 рабочих мест со столами, картотеками и т. п. были ликвидированы, мы впервые в истории нашей конторы имели в здании достаточно места, для того чтобы разместить наших людей... Мы смогли реорганизовать наши оперативные подотделы на подлинно функциональной основе, расположив их в освободившихся помещениях таким образом, чтобы уменьшить до минимума проблему потоков работы между подотделами. Все это имело очень благоприятное воздействие на моральный дух служащих, а также на эффективность их работы. Все эти выгоды являются очень реальными, и они уже достигнуты. Кроме того, у нас теперь имеется обширная информация о наших владельцах полисов и характере их страховок, что помогает нам быстрее и лучше принимать решения". В компании "Проктер и Гамбл" В 1954 г. компания "Проктер и Гамбл" создала в своих главных конторах в Цинциннати управление, называвшееся в то время Управлением планирования методов конторской работы, в котором были один управляющий, два специалиста по анализу методов и секретарь. В настоящее время каждая основная область деятельности компании, является ли это продажами или строительством, производством или закупками, рекламой и исследованиями, от Цинциннати до Филиппинских островов включена в системы обработки данных, которые используют средства общего вычислительного центра компании, являющегося подразделением управления системами по обработке данных компании. Новое управление было первоначально создано в качестве орудия для группы контролеров, и его функции касались всех управлений. Позднее компания "осознала растущие выгоды, которые можно получить из обработки как научных, так и коммерческих данных", и "начала вводить все больше и больше вычислительной техники" в коммерческие системы. В результате в 1958 г. компания возложила ответственность за обработку данных на вице-президента по вопросам производства1. Рис. 23 представляет собой функциональную диаграмму организационной структуры компании, показывающую отношение общего управления к остальным структурным подразделениям компании. Управление функционирует в соответствии с положением и под надзором административного комитета, состоящего из председателя совета директоров корпорации, президента, вице-президента по общей деятельности и других руководителей, отвечающих за производство основных продуктов, штаты и (или) финансовые управления компании. Что касается организации обработки данных, то характер ее развития планировался, проверялся, оценивался и пересматривался в соответствии с получаемыми указаниями. Как будет видно из замечаний, приводимых ниже, управление системами обработки данных было и остается растущей структурной единицей, а планы уже предсказывают ее расширение, которое будет означать организацию крупных обслуживающих центров в нескольких местах и увеличение штата более чем до 200 человек. Рис. 24 представляет собой схему организационной структуры этого управления. Специфические функции управления можно кратко изложить следующим образом: 1. Проводит изучение систем обработки данных в масштабах всей компании. 2. Руководит установкой оборудования и переходом на новые системы обработки данных. 3. Руководит работой сети центров по обработке данных. 4. Разрабатывает и вносит улучшения в системы, действующие в масштабах всей компании. 5. Проводит исследования нового оборудования и методов обработки данных. 6. Организует выполнение программ по ознакомлению и изучению оборудования по обработке данных, вычислительного оборудования и оборудования связи. 7. Осуществляет координацию и консультации по: а) изучению методов обработки данных внутри управлений и отделов; б) комплексной обработке данных; в) аренде или покупке нового оборудования для обработки данных; г) вычислительным машинам, программированию и вычислительной технике; д) разработке форм и отчетов; е) использованию консультантов со стороны. Организационная структура управления. Управление состоит из шести подразделений: анализа систем по обработке данных, применения систем по обработке данных, главного центра по обработке данных корпорации, регионального центра по обработке данных Восточного побережья, научно-исследовательской работы по обработке данных и технического обслуживания. Во главе каждого стоит управляющий. Кроме того, управляющие возглавляют секцию ремонта систем, региональный центр по обработке данных в Балтиморе и региональный центр по обработке данных в Бостоне. Роль этих структурных подразделений управления следующая. Группа анализа систем по обработке данных отвечает за проведение исследований. Штат этой группы осуществляет широкий круг исследований, которые охватывают любую или все коммерческие функции и связаны только с некоторыми или со многими отделами и управлениями. Исследование считается законченным только после того, как будет разработана основная система (применение), определены предстоящие затраты и выгоды и соответствующие отделы назначат представителей (называемых членами "бригады" по установке) для помощи в разработке и внедрении новой системы. Группа применения систем по обработке данных координирует работу по введению системы. Каждая разработка применения возглавляется руководителем проекта. Ему непосредственно подчинено достаточное количество программистов. Дополнительную поддержку он получает от членов "бригады" из других подразделений, которые связаны со "старой" или "новой" системой. Организационная структура "бригады", производящей изучение обработки данных в масштабах всей компании, показана на рис. 25. На диаграмме видна не только подчиненность, но и задачи членов группы. Вычислительные установки, монтируемые этой группой, становятся производственной программой завтрашнего дня для главных, региональных и внутриуправленческих установок. Рис. 25. Схема организации научно-исследовательской работы но обработке данных в целом по компании. Управление системами по обработке данных комкании "Проктер и Гамбл" Главный центр по обработке данных является стержнем всех систем обработки данных компании, а также центром исследовательской работы по общей системе и оборудованию. Этот центр используется как бюро обслуживания для отделов компании, не имеющих установок или нуждающихся в больших "мощностях" по обработке данных, чем они у себя имеют. Сосредоточение в одном месте обработки многих коммерческих данных, а также обработки научной информации и соединение математической и коммерческой обработки позволяют компании оснастить центр довольно сложным оборудованием. Центр имеет несколько секций. Вычислительная секция имеет вычислительные машины "ИБМ 1401", "ИБМ 1410" и "ИБМ 705" (модель III) со скоростными лентами. Кроме того, эта секция использует электронную автоматическую установку (ЭАУ), телеинформацию и оборудование по обработке форм. Секция ввода данных и обслуживания выполняет разнообразные функции, связанные с подготовкой данных для ввода, составлением программы работы и обслуживанием. Секция эксплуатации систем "патронирует" над все возрастающим комплексом систем обработки данных, касающихся производства, каждая из которых может нуждаться в изменении цен, добавлении новых свойств и удалении устаревших частей. Балтиморский региональный центр обработки данных, работающий с января 1961 г., является небольшим специализированным центром. Он использует лишь ограниченное перфорационное оборудование и передатчики, связан с главным центром в Цинциннати и зависит от Цинциннати в отношении обслуживающего персонала. Балтиморский центр обслуживает несколько отделов, "группирующихся" вокруг него, например, торговую контору, подчиненную отделу периферийных контор, и контору планирования отгрузок, подчиненную Балтиморскому заводу. Научно-исследовательская группа обработки данных занимается разнообразной деятельностью. Ее персонал изучает оборудование по обработке данных — вычислительные машины, связь, ввод и выдачу данных, обработку документов, чтение сведений, записанных магнитными чернилами и другими чувствительными средствами, и т. п. Методы программирования, математические средства, моделирование и контроль за ходом процесса обработки данных — все это требует внимания Группа технического обслуживания разделяет с оперативными и и управленческими подразделениями компании знания, разработанные или разрабатывающиеся в Управлении обработки данных. Эта группа имеет троякое назначение: координировать увязку систем, имеющихся в управлениях с системами, общими для всей компании, помогать и давать консультации управлениям о наилучших методах для использования при изучении, конструировании и установке систем обработки данных, а также дает советы по выбору оборудования. Региональный центр по обработке данных Восточного побережья включает и другой центр в Бостоне, который был открыт в 1962 г. Он также оказывает услуги оперативном и административным отделам. Г-н Свенсон так объясняет причину создания региональных центров по обработке данных: "Для того чтобы обслуживать наилучшим образом потребности бизнеса и уменьшить опасность слишком большой централизации, мы запланировали другие центры по обработке данных в местах, удаленных от главного центра нашей корпорации. Эти региональные центры по обработке данных могут быть большими или небольшими в зависимости от оборудования, в котором нуждается каждый из них. Они будут связаны друг с другом и с главным центром по обработке данных телеграфом или другими средствами для обеспечения быстроты обработки, телеинформации и поддержки друг друга. Вся сеть будет работать под руководством Управления системами обработки данных". Региональный центр по обработке данных Восточного побережья является "большим" центром, оснащенным крупным вычислительным оборудованием, в то время как Бостонский центр является "небольшим" центром, имеющим менее мощное оборудование и зависящим от регионального центра Восточного побережья. Планируется создать другие ."крупные" или "небольшие" центры, охватывающие сферу деятельности от одного побережья до другого, для обслуживания заводов и контор различных подразделений компании "Проктер и Гамбл". Эти подразделения пользуются услугами персонала группы операций и планирования и привлеченных консультантов. В функции группы операций и планирования входит помощь руководителю управления системами обработки данных и всем остальным группам путем координации таких общих для них функций, как набор служащих, выполнение программ подготовки кадров, обучение, повышение квалификации и передвижение персонала. Привлеченные консультанты, включая представителей изготовителей оборудования и фирм, размещаются в конторах компании "Проктер и Гамбл" вместе с обычным персоналом. Их услугами пользуются не только Управление системами обработки данных, но также и другие группы отделов и управлений компании. Внутриуправленческие центры обработки данных. Не все данные нуждаются в обработке общими центрами. Многие операции могут более эффективно обрабатываться в рамках производственных или административных подразделений. Например, отдел рекламы компании "Проктер и Гамбл" имеет достаточно машин для обработки миллионов экземпляров рекламных купонов, которые используются для продвижения товаров. Перфорированный купон размером в 1/3 перфокарты был впервые применен компанией "Проктер и Гамбл" в середине 50-х годов. В настоящее время разрабатываются планы по обработке этих купонов с помощью небольшой стационарной вычислительной машины, поставленной в центре по оплате купонов. Отдельные управления несут полную ответственность за работу своих собственных вычислительных центров. Они могут обращаться к управлению системами обработки данных компании за советом, руководством и консультацией. Человек, который должен возглавлять управление по обработке данных Как уже указывалось, руководитель Управления по обработке данных с помощью электронно-вычислительных машин часто, если не обычно, является членом группы, которая проводила обследование. Возможно, этим и объясняется, почему так мало информации имеется в отношении качеств, которыми он должен обладать. Дуглас Д. Хаббард, специалист по обработке данных и призер конкурса на лучший очерк, организованного газетой "Нью-Йорк таймс", детально описывает эти качества: "Этот человек обладает парадоксальной коллекцией характерных черт, ядро которых составляет небольшой запас лени, заставляющей его выдумывать самые замысловатые идеи, направленные на то, чтобы избежать работы путем переложения ее на машины. В то же время он должен быть достаточно честолюбивым для того, чтобы усиленно работать самому в целях достижения этой задачи. Руководитель обработки данных должен проявлять большое любопытство ко всему, что происходит вокруг него. Его реакция на любую деятельность и события должна выражаться в большом, непосредственном "почему"? Он должен задавать себе вопрос, почему составляется отчет и почему его не получает большее или меньшее количество людей. Он должен интересоваться, почему данная машина используется слишком часто или слишком редко. Он должен удивляться, почему ручная работа, с трудом выполняемая в другом управлении, не переведена на машины и почему очень небольшая работа со множеством машинных этапов выполняется на машинах. Он должен иметь ненасытное любопытство, настолько поглощающее, что оно заставляет его активно изучать, пробовать, улучшать. Однако закрепленные за ним обязанности и задачи не должны игнорироваться в его погоне за дополнительными фактами... Он не должен переходить границы и вместе с тем всегда отстаивать свои права. Он должен серьезно волноваться за недостатки своего управления, но преодолевать их. Он должен уметь не соглашаться, не будучи неприятным Он всегда должен быть способным воспринимать новые идеи и достижения, но не давать им уводить себя в сторону. Он должен быть достаточно энергичным для того, чтобы ежечасно и ежеминутно жить своей работой, и достаточно не энергичным, чтобы чувствовать, что каждый в этом мире работает упорнее, чем он. Когда его машины становятся его друзьями и он может добиться от них оптимальных результатов..., тогда он — руководитель обработки данных". При обсуждении деятельности управления по обработке данных упор делается на далеко идущее воздействие автоматизации. Поскольку централизация канцелярской работы является основой для комплексной обработки данных с помощью электронно-вычислительных машин, то она затрагивает все управления компании. Руководители, а также управляющие низшего и среднего звеньев в производственных торговых и оперативных отделах компании получают новый отдел или подразделение, обслуживающее их, и освобождаются от задачи выполнения большой учетной и канцелярской работы. Если компания не очень маленькая, то управляющие низшего звена будут проводить или помогать проводить исследования, предшествующие установке вычислительной техники. Большинство компаний укомплектовывают свои отделы по обработке данных с помощью электронно-вычислительной техники персоналом, отобранным из числа своих собственных сотрудников. Во главе же отдела или подразделения ставится человек, который начал свою карьеру членом бригады по изучению или возможно возглавлял ее. Примечания 1. Этому должностному лицу подчинены руководители других отраслей деятельности компании, таких, как организация производства, кадры, промышленное проектирование, эксплуатация и обслуживание зданий. Его ответственность за производство включает в себя координацию производственной деятельности. Фактическую ответственность за производство несут различные отделения по видам продукции, таким, например, как мыло, продовольствие, туалетные принадлежности, заморские товары и т. д. Глава VI. Использование комплексной обработки информации для улучшения руководства Данные — это факты. Применительно к обработке коммерческих данных термин данные означает собрание фактов и цифр, представленный знаками и буквами, стоящими в более или менее определенном порядке, термин информация, который часто употребляется как синоним данных, представляет собой значение, полученное из данных обычно после их обработки. Счета, отчеты о затратах, описи, ведомости заработной платы, производственные программы, заявки, карточки учета времени и другие коммерческие документы представляют собой сырье для обработки коммерческих данных. Это сырье различно в зависимости от вида компании, ее политики, состояния руководства и т. п. Обработка данных заключается в использовании ряда новых фактов или материалов, т. е. группы фактов или первичных материалов, каждая из которых содержит взаимосвязанные факты или материалы, и применении к ним определенной формулы для получения чего-то более полезного в определенной стандартной форме. Бухгалтер обрабатывает данные когда он, чтобы составить ведомость заработной платы, обрабатывает карточку за карточкой еженедельного учета времени. Обработка данных включает учет, выставление счетов, бухгалтерию, расчет запасов, решение простых или сложных математических задач или выполнение других канцелярских функций. Точнее, обработка данных представляет собой науку по обработке и использованию данных для повседневных операций, периодического анализа и для получения на основе изучения фактов выводов, которые будут использованы в последующем планировании. Данные можно обрабатывать вручную, с помощью обычных и электронно-вычислительных машин в зависимости от объема работы и требований потребителя. Комплексная обработка информации — что, где и когда? Как указывалось в гл. IV, комплексная обработка информации (КОИ) представляет собой как идею, так и систему, причем идея должна предшествовать системе. Как система комплексная обработка информации дает средства упрощения канцелярской работы и ликвидации повторяющихся ручных операций. Комплексная обработка информации должна рассматриваться не только как очередной шаг к механизации конторской работы, но и как прогресс в общем руководстве, который при правильном планировании и применении окажет воздействие на всю коммерческую деятельность. Хотя комплексная обработка информации может не иметь такого блеска, как обработка данных с помощью электронно-вычислительных машин, она должна представлять интерес для всех. Идея комплексной обработки информации. В основе идеи комплексной обработки информации лежат три основных элемента: 1) запись первоначальных учетных данных в исходном пункте должна быть достаточно полной, чтобы их не пришлось искать вторично; 2) обработка этих механически записываемых данных должна производиться исключительно с помощью машин; 3) комплекс дальнейшей обработки данных основан на том, что первоначальный учет используется на всех последующих стадиях. Эти основные принципы или меры можно применить в канцелярской работе практически всех компаний — больших и малых. Следующий простой пример показывает применение комплексной обработки информации в канцелярской работе небольшой компании, — "Товары — почтой", аппарат которой укомплектован четырьмя служащими. Каждый из этих четырех — клерк по заказам, бухгалтер, клерк по отгрузке и руководитель — нуждается в определенной информации относительно заказов. При традиционной ручной системе клерк по заказам снимает копии с поступающих заказов и передает по одному экземпляру каждому из своих коллег. В свою очередь каждый из них выбирает информацию, которая ему необходима, и переносит ее (вручную) на формы и в отчеты, необходимые на его этапе обработки. Используя принципы комплексной обработки информации, клерк по заказам переносит через копирку соответствующие данные с заказа на форму, состоящую из четырех частей. В этом случае одна запись вручную создает формы, необходимые для каждого служащего. Измененная операция требует в основном только контроля за заполнением форм, но тем не менее она достигает двух целей системы комплексной обработки информации — экономии в канцелярских операциях и большей точности. Клерк по заказам мог бы, если он пользуется специально оборудованной пишущей машинкой, делать перфокарты или перфорированную ленту в качестве побочного продукта при первоначальном копировании соответствующих данных. Если небольшая контора почтовых заказов посылает карточки или ленту в обслуживающий центр по обработке данных, то канцелярская работа компании была бы настолько полностью автоматизирована, насколько она могла бы или должна бы быть автоматизирована. Намного более сложная система комплексной обработки информации была принята "Юнайтед стейтс стил корпорейшн" в начале 50-х годов. На специальном заседании Американской ассоциации по управлению в феврале 1954 г. должностные лица компании продемонстрировали эту первую крупную систему комплексной обработки информации. Ниже приводятся различные элементы этой системы, используемой на разных этапах. 1. Учет первичных данных (заказы на продажу, заявки на закупку и т. п.). Это в основном "письменная" операция, в которой операторы использовали пишущие машинки, суммирующие машины, машины, учитывающие производство, и кассовые аппараты. Все эти машины были оснащены устройствами для производства перфокарт как побочного продукта обычных операций. 2. Подсчет. Для выполнения простых счетных операций использовались такие конторские машины, как ротационные и клавишные счетчики и бухгалтерские машины. 3. Распределение. Для того чтобы получить данные по распределению, использовались более крупные и сложные бухгалтерские машины. 4. Перенос данных на перфокарты. Для средних и больших по объему учетных и распределительных операций данные с перфолент переносились на перфокарты (в настоящее время электрические пишущие машинки могут перфорировать карты, если в этом есть необходимость). 5. Обработка. Для обработки перфокарт использовались очень мощные машины. 6. Связь. Для передачи данных по сети контор и установок (294 в 90 городах) компания пользовалась телефоном и телеграфом, применяя для систем связи пятиканальный стандарт ленты. Переход на комплексную обработку информации. На комплексную обработку информации можно перевести или всю деятельность компании, или выполнение ее отдельных функций, или работу ее отдельных структурных подразделений. Изучение в масштабах всей компании показывает, что имеет место дублирование работы по обработке данных и учету, а также излишняя в ряде случаев обработка данных. Это заставляет задуматься, какие данные, в каком объеме и для чего действительно нужны, и оказать помощь руководству в определении его потребностей в этих данных. В небольшой компании, канцелярская работа которой менее сложна и меньше по объему, переход на комплексную обработку информации должен обычно осуществляться в целом по всей деятельности компании. Однако для более крупных компаний переход в масштабах всей компании может быть не столь практичен. Задача изучения применяющихся систем и планирования новых систем может потребовать слишком много времени и людей и, следовательно, будет слишком дорогостоящей. Кроме того, полученная информация может устареть до окончания исследования. Поскольку исследование в масштабах всей компании затрагивает сферы деятельности не отдельных управлений, отделов и контор, а всю компанию в целом, то необходима поддержка высшего руководства для того, чтобы люди, проводящие это исследование, получали необходимую информацию и статистические данные. С другой стороны, энергичный и способный руководитель или управляющий в более низком звене может добиться по крайней мере определенного успеха в применении комплексной обработки информации на функциональной или управленческой основе. Этот человек в таком случае сосредоточивает внимание на потребностях в обработке данных для одного подразделения компании, например главной конторы, отдела или даже отдельного завода. Главный недостаток такого подхода состоит в том, что он поддерживает настоящих врагов комплексной обработки информации — расчленение функций и существование отдельных полунезависимых "небольших королевств", в которых персонал часто пытается сохранить свое особое положение и свои традиционные методы. Тем не менее усилия руководителя могут быть вознаграждены. Если система, которая должна быть превращена в комплексную, является замкнутой (как многие системы компании), тогда необходима лишь небольшая координация с остальными подразделениями компании. Следовательно, в этом случае нужно будет консультироваться и убеждать меньшее число людей относительно предполагаемого применения комплексной обработки информации, и эти люди могут быть среднего, а не высшего ранга. Функциональное применение комплексной обработки информации в отдельных структурных подразделениях может быть полезным при оценке возможностей и перспектив ее применения в масштабах всей компании. Если экономия и большая эффективность будут достигнуты в одной области канцелярской работы или в одном подразделении компании, высшее, руководство будет более склонно рассматривать применение комплексной обработки информации в масштабах всей компании. Будете ли вы изучать канцелярскую работу вашей компании на ограниченной основе, либо в масштабах всей компании ввиду возможного перехода на комплексную обработку информации, эта проблема требует тщательного исследования. Система "индивидуального заказа". Не следует удивляться, что нет "готовой" системы комплексной обработки информации, которую можно купить и использовать. Фактически "решение состоит не в применении системы комплексной обработки информации, а в использовании принципов этой системы для разработки программы, приспособленной для специальных потребностей". Прежде чем может быть разработана и введена система комплексной обработки информации и фактически может функционировать любая система обработки данных, следует изучить три стороны канцелярской работы, с тем чтобы хорошо понять и оценить каждую. Этими тремя сторонами являются: метод, написание или записи и разработка форм. Разработка форм и контроль, которые важны для эффективности, точности, экономии при обработке данных, а также для функций, связанных с передачей информации, рассматриваются в гл. VIII. Семь предлагаемых этапов перехода на новую систему, которые приводятся ниже, касаются главным образом метода и написания или записей. 1. Тщательно проанализируйте действующие системы и существующие методы обработки данных. Подвергните анализу не только последовательность потока канцелярской работы шаг за шагом, но также людей, операции и оборудование. Если нет схемы потока, следует разработать ее, указав происхождение первичных данных, каждую снимаемую копию до их конечного назначения. 2. Определите реальные цели. Обработка данных не является самоцелью и может оказаться неоправданной тратой сил и времени, как, например, в том случае, когда отчет регулярно подготавливается для двух руководителей, а они его никогда не читают. Среди целей предлагаемой системы комплексной обработки информации могут быть такие, как сокращение канцелярских расходов, ускорение поступления отчетности руководству, улучшение обслуживания потребителей, сокращение времени обработки заказов и т. п. 3. Планируйте творчески, с воображением. Хотя не существует какого-либо предела на этом этапе планирования, плановик поступит правильно, если не ликвидирует давно установившиеся системы (которые в значительной степени стали систематизированными, если даже не стандартизованными), но начнет с них и попытается разработать программу выполнения канцелярской работы, которая приведет не только к упрощению; но и к стандартизации. Разрабатывайте не один новый метод, а несколько; изучайте их, исключайте и отбрасывайте элементы, которые не нужны, и выбирайте ту альтернативу, которая дает наилучшую возможность достижения желаемых целей. Способный и энергичный руководитель, пытающийся разработать систему только для одного подразделения своей компании, может использовать свое воображение и мечту. Хорошо разработанная, практическая и работоспособная система для его подразделения могла бы вызвать исследования, которые буквально революционизировали бы систему обработки данных в масштабах всей компании. 4. Изучайте машины и оборудование. Из имеющегося большого разнообразия машин и оборудования отберите тот тип, который лучше всего подходит к разработанной вами системе. Оборудование, применяемое в настоящее время при комплексной обработке информации, обычно монтируется в форме "конструктивных блоков", т. е. при необходимости приобретается дополнительное и более мощное оборудование. 5. Определите точные меры, необходимые для функционирования системы. Составьте детальные схемы прохождения каждой операции и функции. Сравните их со схемами системы, которую вы хотите изменить. Последовательно устраните все альтернативы и дублирование; включите достаточную мощность, с тем чтобы учесть пиковые нагрузки. Изучите формы, которые будут употребляться, для того чтобы они разрабатывались с учетом потребностей компании и подходили для использования в системе комплексной обработки информации. 6. Произведите анализ затрат. Начните с существующих затрат и шаг за шагом рассчитайте затраты для новой системы. Будьте реалистичны, поскольку руководство будет принимать решение прежде всего на основе затрат долларов и центов. 7. Составьте график перехода на новую программу, введения новой системы и установки оборудования. Он должен быть готов для применения сразу же, как только руководство — высшее, среднее или низшее — одобрит ваш "великий проект". Какие компании должны применять комплексную обработку информации? Комплексная обработка информации применима и вполне доступна для коммерческих предприятий, в которых из-за объема и характера операций по обработке их данных и учета может никогда не возникнуть потребность в вычислительных машинах. Она также подходит для коммерческих предприятий, которые нельзя более полно автоматизировать как в настоящее время, так и в ближайшем будущем. Она особенно должна подходить для небольших и средних компаний, многие из которых плетутся в хвосте. 1. В небольшом коммерческом предприятии принципы комплексной обработки информации могут быть использованы для обеспечения значительного улучшения операций, а также экономии времени и персонала, необходимого для того, чтобы иметь возможность конкурировать со средними и крупными предприятиями. В такой компании переход на комплексную обработку информации может потребовать лишь реорганизации административного процесса и упрощения методов канцелярской работы. Ленты на общем языке и перфокарты могут не потребоваться. Если желательно применение какого-либо из этих средств, то компания может приобрести машины для перфорирования ленты или карт и воспользоваться услугами современного (электронного) центра по обработке данных. 2. У большого количества средних компаний введение комплексной обработки может вызвать лишь покупку дополнительной пишущей машинки, перфорирующей ленты, суммирующей или бухгалтерской машины. Другим компаниям может потребоваться оборудование для перфорирования. Недавнее обследование показало, что в настоящее время только 40% компаний, достаточно больших для применения систем перфокарт, применяют их. В другом источнике указывается, что только 25% компаний, применяющих перфорационные машины, достигли примерно 75% уровня использования мощности имеющегося оборудования. Применение комплексной обработки информации. Компания "Америкен фернис" в Сент-Луисе имеет менее 300 человек. Она выполняет заказы только через агентов, которые фактически устанавливают печи для потребителя. Компания имеет склад в Сент-Луисе, но печи хранить нелегко и большая часть ее заказов выполняется с завода в Ред-Баде, штат Иллинойс. До недавнего времени компания применяла многие канцелярские методы, введенные еще при ее основании в 1900 г. К концу 50-х годов объем поставок компании достиг 35 тыс. единиц в год. 75% этих поставок имели различные компоненты. Возросла сложность этой отрасли промышленности. Такие части, как топливные трубопроводы и запасные моторы, оборудование для охлаждения, были добавлены к основному оборудованию печей, работающих на угле, газе и нефти. Быстро растет применение электрического нагрева и кондиционирования воздуха. Компания переросла рамки своей системы обработки данных с помощью записей вручную и на пишущей машинке и перешла на комплексную обработку информации. При старом методе поступающие заказы записывались вручную на форму, состоящую из 5 экземпляров: один — для выписки счета, другой — для отгрузки, третий — упаковочный лист, четвертый и пятый — подтверждение продавца и потребителя. Экземпляр для отгрузки и упаковочный лист обычно ежедневно посылались на грузовиках в Ред-Бад. В Ред-Баде выписывались вручную накладные, а сообщение об отгрузке ежедневно посылалось обратно в Сент-Луис также на машинах. Одна девушка тратила все свое время на подсчеты отсрочек, а другая — на печатание накладных. Поскольку значительная часть информации была написана от руки, то имелись ошибки и велись споры в отношении того, кто их допустил. Для составления таких, например, докладов, как анализ продаж, о комиссионном вознаграждении, о территориальном распределении и т. п., приходилось выбирать данные вручную, и ошибки можно было обнаружить только в конце месяца. Иногда грузовик опаздывал из-за плохой погоды и поломок. Поставки задерживались и компания постоянно отставала с выставлением счетов и несла большие расходы, связанные со сверхурочной работой. Для ликвидации задержек доставки заказов в Ред-Бад и сокращения времени и расходов, связанных с поисками заказов по телефону между двумя городами, компания "Америкен фернис" решила использовать телеграфную связь. В целях дальнейшей автоматизации подготовки заказов и накладных компания решила применить вычислительную машину "Фрайден флексорайтер" и автоматическую пишущую и счетную машину "ИБМ 632". По новой системе поступающие заказы вначале проверяются с точки зрения кредитоспособности заказчика, затем посылаются к контролеру, который рассматривает статьи заказа и проверяет условия и скидки, а затем — к оператору "Флексорайтера". Сначала оператор проверяет заказ по общей карточке потребителя (при отсутствии ее в картотеке подготавливает такую карточку), а в каждой карточке — весь перечень заказа. Затем, используя "Флексорайтер", оператор подготавливает форму с подтверждением, состоящую из четырех частей, на которую должна вписываться вручную лишь меняющаяся информация. Форма подтверждения содержит копию для выписки счета, цифровую копию и два подтверждения (одно для продавца и одно для потребителя). Для ускорения обработки форм и уменьшения усталости оператора на "Флексорайтере" установлен стандартный автоматический регистратор нахождения строк (рис. 26). Когда оператор окончил печатание на одной форме, независимо от того, где он кончает, он нажимает рычаг и форма выбрасывается а другая занимает положение на первой печатной строке. Рис. 26. Вычислительная машина "Фрайден Флексорайтер", установленная в компании "Америкен Фернис" в г. Сент-Луис штат Миссури В качестве побочного продукта этой операции машина перфорирует сводную ленту, которая содержит всю информацию в закодированном виде. В то время как форма подтверждения, состоящая из 4 частей отделяется и распределяется, лента используется для подготовки отгрузки оборудования в соответствии с заказом. Для заказов, по которым оборудование отгружается со склада в Сент-Луисе, формы на отгрузку подготавливаются на месте. Если заказы выполняются заводом в Ред-Баде, то лента передает их на завод по телетайпу через Миссисипи. Там приемная машина, загруженная непрерывной формой, состоящей из 7 частей, дает приказ на отгрузку, упаковку и комплект накладных из 4 экземпляров. Два экземпляра накладной вместе с приказом на отгрузку возвращаются в управление заказов. Там копии, используемые для выписки счетов-фактур, и ленты присоединяются к приказам на отгрузку, после его полный комплект документов передается оператору счетной машины для подготовки счета-фактуры. Машина "ИБМ 632", применяющаяся для подготовки счетов, оснащена устройством, позволяющим вводить информацию с помощью перфорированной ленты. Машина также оснащена автоматическим устройством для нахождения строк, которое имеет то же назначение, что и устройство на "Флексорайтере", и действует по кодированным инструкциям, нанесенным на перфорированную ленту или получаемым непосредственно от клавиатуры пишущей машинки. Пишущая и счетная машина дает комплект счета-фактуры из 8 экземпляров. Вся необходимая постоянная информация поступает автоматически с ленты, а оператор на клавиатуре пишущей машинки вручную добавляет меняющиеся данные, например даты и номера счетов-фактур. Цены и количество вносятся автоматически. Комплект из 8 экземпляров состоит из оригинала и дубликата счета-фактуры, копии для подшивки в дело, копии для отсылки, копии для контроля, копии для руководителя сбыта, торгового агента и кредитного управления. Нет нужды говорить, что введение системы комплексной обработки информации потребовало тщательной разработки накладных и других форм. В качестве побочного продукта операции по подготовке счетов-фактур "ИБМ 632" дает перфокарты, содержащие информацию, необходимую для анализа продаж, отчетов о ценах, затратах и географическом направлении сбыта продукции. Эта информация включает данные о комиссионном вознаграждении, скидках, количестве клиентов и распределении по штатам, а также следующие данные о продукции: затраты материалов на единицу, затраты труда на единицу, фрахт, налоги и т. п. Компания "Америкен фернис" не установила оборудование для обработки перфокарт. Она посылает карты в бюро обслуживания по обработке коммерческих данных, где по ним подготавливаются анализы продаж, отчеты о комиссионных, о цене и затратах и другие отчетные данные, необходимые для руководства. Новая система ликвидировала сверхурочную работу, мелочные споры среди персонала и задержки с отгрузкой продукции и выставлением счетов. Теперь заказ может обрабатываться в 3 мин., а счет-фактура — в 2 мин. Комплексная обработка информации не позволила, как предусматривала компания на этапе планирования, работать "в течение нескольких лет" без расширения численности канцелярского персонала. Потребовался дополнительный человек для производства контрольных лент на все перфокарты, которые появлялись ежедневно в результате обработки счетов-фактур, и для непрерывного направления заказов через телетайп для получения копий на отгрузку. "Основные выгоды нашей новой системы, — говорил Уолтер X. Бэнди, управляющий отделом заказов, в конце первого года применения системы комплексной обработки информации, — пока что ограничились облегчением обработки заказов и процедуры оформления счетов-фактур и повышением точности анализа продаж. Следующий шаг состоит в разработке карточек по кредитным платежам, с тем чтобы мы могли получать всю необходимую информацию о чистой сумме продаж, необходимую для уплаты налогов по штатам. В конечном счете мы предполагаем распространить нашу систему на обработку данных по точному учету всех частей машин, перепись инвентаря. Тогда наша система комплексной обработки информации обеспечит полный контроль за производством и переписью инвентаря". К тому времени компания "Америкен фернис" может обнаружить, что ей нужна вычислительная машина. Действительно, компания уже рассматривает вопрос о покупке в будущем небольшой вычислительной машины, ввод данных в которую будет производиться с помощью ленты. Электромеханическая обработка данных Для крупной компании все, вплоть до крупнейшей вычислительной машины и ее принадлежностей, может быть использовано самым экономичным способом для обработки данных. Однако компания меньшего размера может прийти к выводу, что для удовлетворения своих потребностей она может обойтись и без обременения своих финансов покупкой оборудования по обработке данных на перфокартах. В обследовании, охватившем тысячи контролеров и руководителей обработки данных, проведенном журналом "Business Automation", 94,5% ответивших руководителей, сообщили, что их компании используют перфокарты, 33,7% компаний применяют перфорированную ленту и 19,2%—магнитную ленту. Применение перфокарт. Компания "О'Бойл Тэнк Лайнс" представляет собой автотранспортную компанию, занимающуюся перевозкой насыпных и наливных грузов. Главная контора компании находится в Арлингтоне, штат Виргиния, а конечные пункты — в 8 восточных штатах. Большая часть грузов доставляется в штаты Мэриленд, Виргиния, Пенсильвания, Западная Виргиния, Северная Каролина и в округ Колумбия. Однако машины и цистерны компании могут доставлять грузы и на север, например в Мэн, на юг — во Флориду и в дальние западные штаты, например в Техас. В компании работает 70 человек, 19 из которых — в центральной конторе, В 1956 г. компания установила перфорационное оборудование УНИВАК. На рис. 27 показана планировка установки, с указанием расположения машин и другого оборудования, а также направления истоков работы. Все функции по учету осуществляются перфорационным оборудованием. Одной из первых работ, переведенных на машинную обработку, была подготовка ведомостей заработной платы водителей автомашин, работающих по контракту. Рис. 27. Планировка установки табуляторов "УНИВАК" в компании "О' Бойл Тзнк Лайнс" в г. Арлингтоне, штат Виргиния Среди 70 сотрудников компании "О'Бойл" имеется немного водителей, работающих на автомашинах, принадлежащих компании. Для перевозки основной массы грузов компания арендует вместе с услугами свыше 200 грузовых автомашин у их владельцев, являющихся одновременно и водителями. Оплата услуг и аренды машин этих владельцев — водителей — производится дважды в месяц в определенных процентах от стоимости перевозимых ими грузов. На рис. 28 представлена схема последовательности операций по обработке отчетов водителей, расчета ведомости заработной платы и подготовки чеков. Рис. 28. Схема последовательности операций по обработке отчетов водителей в компании "О'Бойл Танк Лайнс" в г. Арлингтоне, штат Виргиния До установки перфорационного оборудования компания "О'Бойл" имела 9 канцелярских работников в Арлингтонской конторе. С 1956 г. операционные доходы более чем удвоились, а вместе с ними и канцелярская работа. Для обработки растущего числа документов к численности конторского персонала был добавлен только один дополнительный сотрудник. Перфорационное оборудование осталось тем же. Из 10 сотрудников 4 необходимы для обслуживания установки и каждый из них знает я может работать на любой ее составной части. Оборудование УНИВАК выполняет работу быстрее и более точно — "хорошая, ясная, чистая работа", говорит Дональд Ч. Гибо, вице-президент компании по административным и финансовым вопросам. Правила для аффективных методов машинной обработки данных. Небольшие установки, используемые лишь в течение нескольких часов, вполне могут обойтись без официально утвержденных правил, если персонал, обслуживающий эту установку, постоянный. Большая же часть отделений по машинной обработке данных сталкивается с растущим спросом на подготовку более сложных отчетов и применением данных, составленных в различных комбинациях. Однако в последние годы квалификация среднего оператора машины снизилась, поскольку механическая обработка данных росла настолько быстро, что просто не хватало хороших операторов для удовлетворения текущих потребностей. В результате установки, не имеющие разработанных методов работы на них, чаще выходили из строя. Тщательно разработанные методы работы на машинах имеют ряд преимуществ. Они облегчают обучение операторов, позволяют гибче их использовать, поскольку их работу можно чередовать, и снижают до минимума ошибки машинной обработки. Любой человек, имеющий прочные знания принципов перфорации, может написать отличные правила для работы на машинах, следуя нескольким простым правилам. Ниже даются некоторые из них, предложенные Робертом А. Нельсоном, который в течение 16 лет занимается обработкой данных и консультациями и связан с лос-анжелосской конторой "Корпорации статистического табулирования": 1. Выберите простую стандартную форму, которая будет использоваться при всех методах обработки данных (рис. 29). Рис. 29. Образец последовательности операций и наглядной схемы процесса составления ведомости заработной платы 2. При применении схем последовательности выполнения операций решите вопрос о стандартных условных обозначениях. Применяйте их постоянно. Общепринятая группа условных обозначений показана на рис. 30. Рис. 30. Стандартные условные обозначения для схем последовательности выполнения операции 3. Будьте последовательны в терминологии. Это убыстряет обучение операторов машин и облегчает связь. 4. Обозначьте все документы. Объясните в тексте или на рисунке, откуда они поступили, как они выглядят и куда они направляются. 5. Тщательно опишите каждую операцию. Будьте максимально краткими, но не в ущерб полной ясности. 6. Обеспечьте исчерпывающую информацию о машинах. Это довольно большой вопрос, который можно конкретизировать следующим образом: а) укажите тип применяемой машины; б) определите положение устройств по управлению машиной, например, изменение положения переключателей, клавишей, устройств для подсчета карт и т. п.; в) уточните системы ввода карт, которые будут применяться, если их имеется несколько; г) укажите вид, размер и сорт бумаги, который будет применяться. Если необходимо, определите, какая лента будет использоваться; д) если будет применяться постоянная монтажная панель, дайте ей номер и всегда указывайте ее по названию и номеру. Если монтаж панели должен быть произведен для выполнения определенной операции, то укажите либо схему монтажа, либо специальную таблицу для помощи оператору и сокращения до минимума времени монтажа; е) поместите в тексте правил образец каждого отчета, получаемого в результате процесса обработки, а также контрольный материал, необходимый для составления такого отчета. Перед выполнением фактической работы всегда пропустите контрольный материал и полностью сверьте результаты с образцом для правильной подготовки операции и проверки работы машин. При подготовке контрольных материалов обязательно создавайте все возможные условия, например, отбор икса, отбор однозначных чисел и т. п. 7. Определить все обычные методы контроля и гармонию элементов процесса и его режима. Если процесс обработки надо приостановить из-за нарушения режима, несоответствия карт и т. п., обязательно укажите на это. Обработка данных в вычислительная машина Рис. 31 включает четыре схемы блоков, срисованных с диапозитивов, применяющихся одним фабрикантом при подготовке программистов и операторов для вычислительных машин. Подобные схемы часто называются схемами последовательности выполнения операций, но, строго говоря, последние (являющиеся средством системы, дающей графическое изображение процесса) показывают схемы блоков, схемы обычной последовательности операций, систему операционного потока и т. п. Рис. 31. Схема рисунков, срисованных с диапозитивов, применяемых в отделе обучения и подготовки кадров "Радиокорпорации Америки" Применение вычислительной машины включает обработку данных от ввода соответствующих данных до получения информации. Сортировка представляет собой процесс установки данных в желаемый порядок согласно правилам, зависящим от ключа или поля, находящегося в каждом показателе. Ведение картотек позволяет вносить изменения в содержащиеся в них материалы, которые не связаны с арифметическими операциями, например, включение, исключение, перенос и поправки. Обработка данных с помощью электронно-вычислительных машин за 1500 долл. в месяц. Как уже указывалось в гл. V, компания "Анчор Серум" в Сент-Джозефе, штат Миссури, представляет собою компанию средних размеров. Она имеет 400 сотрудников. Объем продаж составляет приблизительно 10 млн. долл. в год. У нее имеется небольшая вычислительная машина (ЛГП-30), обслуживаемая канцелярским персоналом самой компании. Имея многочисленные преимущества, связанные с небольшими размерами, высокой скоростью, большой памятью, небольшими затратами и простотой операций, эта вычислительная машина оказалась подходящей для коммерческих целей компании. Компания "Анчор" производит и сбывает как непосредственно, так и через дочерние компании 500 различных продуктов в упаковке трех различных размеров. Компания использует свою вычислительную машину для удовлетворения повседневных и возникающих при эпидемиях потребностей в ветеринарном обслуживании, для решения проблем определения сроков действия биологических средств и доскональной проверки поступающих заказов для выявления тенденций, которые сигнализируют о росте потребности в данном специальном медикаменте в определенном районе. Новая система проста в применении и использует те же методы, что и применявшиеся ранее при обработке получаемых отчетов. Переход на обработку данных с помощью электронно-вычислительной машины был постепенным, и после его завершения компания использовала следующие программы при обработке данных: Программа проверки ленты, содержащей данные счетов-фактур. Анализ продаж торговцами и журнала продаж. Печатание журнала продаж. Печатание анализа продаж торговцами. Анализ продаж клиентами. Печатание анализа продаж клиентами. Настройка машины и печатание информации об отгрузках биологических средств. Программа проверки ленты, имеющей данные о заработной плате. Программа заработной платы. Печатание данных, о заработках служащих и о распределении рабочей силы. Распределение рабочей силы между отделами. Распределение рабочей силы по производству различных видов продукции. Заработки служащих для определения налогообложения и страхования. Шестидесятичное перфорирование. Печатание десятичной памяти. Программа обычного ввода данных. Увязка с банковскими выписками. Следующие отчеты подготавливаются периодически. Ежедневно: подготовка счетов-фактур. Еженедельно: подготовка ведомостей заработной платы; распределение рабочей силы по производству различных видов продукции. Два раза в месяц: подготовка ведомостей заработной платы. Распределение рабочей силы по производству различных видов продукции. Ежемесячно: распределение рабочей силы в соответствии с заработной платой. Распределение рабочей силы между отделами. Заработки служащих для определения налогообложения и страхования. Журнал продаж. Продажи филиалами (всего и в районах нахождения филиалов). Анализ продаж торговцами. Анализ продаж по штатам. Анализ продаж клиентами. Отгрузка биологических средств по видам и размерам упаковки. Количество чеков, подлежащих оплате с банковского счета. Ежеквартально: отчеты о федеральных и штатных налогах на заработную плату. Ежегодно: сведения о количестве работающих. Анализ продаж. Возможно, самая большая выгода от вычислительной машины в компании "Анчор" заключается в быстром анализе данных о продажах. Анализ продаж очень расширился, потому что вычислительная машина может дать большую разбивку данных, чем это было при обработке вручную. Каждый день счета-фактуры табулируются на вычислительной машине или на одной, из двух обычных суммирующих машин, оснащенных устройством для перфорирования ленты, вводимой в вычислительную машину. Эти машины регистрируют номер счета, номер клиента, номер продавца, код продукта по каждому заказанному виду продукции, отгруженное количество и стоимость продажи в долларах. Код продукта состоит из группы трехзначных чисел: один номер обозначает группу продуктов, например, "биологические средства для небольших животных", фармацевтические средства для комнатных животных" и т. п. Второй номер указывает вид продукта, например, "вакцина против свиной холеры" или "сыворотка от свиной холеры", а третий указывает размеры упаковки. Эта ежедневная табуляция используется для подготовки пяти докладов, из которых три подготавливаются ежемесячно: один анализирует продажи по клиентуре, по видам продуктов и по стоимости в долларах; второй анализирует продажи торговцами по 72 различным группам продукции и по стоимости в долларах, а данные третьего переносятся в журнал продаж. Данные об отгрузке соответствующей продукции также находятся в запоминающем устройстве машины и печатаются ежемесячно в качестве вспомогательного материала для анализа производственных затрат. Подготовка ведомостей заработной платы. Компания имеет две ведомости заработной платы — 300 сотрудников получают заработную плату еженедельно и 100 — 2 раза в месяц. Первоначально продукцией программы по заработной плате являлись текущая ведомость заработной платы и ежедневный учет заработков сотрудников. В настоящее время затраты на оплату труда распределяются не только по счетам, ведущимся в главной книге соответствующей производящей компании, но и по косвенным отчислениям на любой из нескольких общих видов деятельности, таких, например, как научно-исследовательская работа. Информация на картах учета времени работы, кодовый номер сотрудника, отработанные часы, тариф заработной платы, количество вычетов для целей налогообложения, любые специальные ставки за сверхурочную работу, обозначение специальных вычетов, таких, например, как на приобретение сберегательных облигаций или страховые взносы, а также размер вычетов — все эти сведения перфорируются на ленту для ввода в вычислительную машину. Кроме того, перфорируются кодовые обозначения, показывающие распределение затрат труда по любой из 64 различных статей затрат. Вычислительная машина затем подсчитывает и печатает текущие еженедельные или полумесячные заработки, обновляет сведения о заработках сотрудников в запоминающем устройстве для квартальных отчетов правительству и вносит затраты на оплату труда на соответствующий счет. Подготовка ведомости заработной платы требует еженедельно 2—3 час. работы по перфорированию ленты для ввода в машину, 45 мин. для обработки на вычислительной машине и перфорирования выдаваемой ленты и дополнительно 30 мин. для печатания отчета в форме ведомости. Этот отчет подготавливается находящейся вне линии машиной "Флексорайтер", которая установлена таким образом, чтобы отчеты могли быть напечатаны с выдаваемой вычислительной машиной ленты и не занимали печатающее устройство вычислительной машины. Работа вычислительной машины экономит 2 человеко-дня каждую неделю, которые до этого тратились на составление ведомости для оплаты труда, поскольку теперь это делается автоматически. Это также дает экономию от 6 до 10 дней ежеквартально, которые раньше тратились на подведение итогов по заработной плате ко дню составления отчетов, поскольку отчеты, представляемые властям штатов и федеральным властям, в настоящее время печатаются отдельно вычислительной машиной одновременно с ведомостью заработной платы. Контроль затрат. Контроль затрат можно очень просто вести с помощью вычислительной машины. Распределение рабочей силы рассчитывается вместе с заработной платой на основе информации, содержащейся в картах учета рабочего времени. Накладные расходы можно затем распределить пропорционально прямым затратам труда. Общие суммы накладных расходов вводятся в вычислительную машину, и она распределяет их по статьям затрат. Материальные затраты известны из отчетов об использованном сырье, и они могут быть суммированы по видам продукции. Поскольку вычислительная машина также знает общее количество продукции, произведенное за определенный период, она легко делит на него сумму затрат по данному виду продукции (которые получаются путем суммирования затрат по отдельным статьям) и затем сравнивает получающиеся затраты на единицу продукции со стоимостью продаж и сообщает разницу руководству. Несмотря на кажущуюся простоту этих методов контроля, следует помнить, что при производстве большей части продукции в компании "Анчор" применяются биологические методы. Контроль в этих случаях должен быть внешним по отношению к существующему процессу производства. Часть процесса производства биологических продуктов, например вакцин и сывороток, происходит в живых тканях. Следовательно, значительную часть "производственного аппарата" компании "Анчор" составляет скот. Для экономичности ведения производства необходимо тщательно изучать конъюнктуру рынка, чтобы не производить сыворотки слишком много или слишком мало. Излишнее количество пришлось бы просто уничтожить через определенный срок, несмотря на то, что в торговой системе все скоропортящиеся продукты хранятся в холодильниках. К сожалению, при подобных методах производства невозможно увеличить выпуск продукции только путем введения второй смены или сверхурочной работы. Увеличение производства должно планироваться в размерах, превышающих потребности. Компания "Анчор", как типичная компания, пользующаяся вычислительной машиной, с ростом ее опыта развила дополнительные сферы применения машины (программы). Первоначально компания планировала использовать вычислительную машину только 2 раза в неделю и сдавать в аренду свободное время машины другим компаниям в Сент-Джозефе. За полгода применение вычислительной машины увеличилось настолько, что она стала использоваться 30 час. в неделю, а позднее 5 1/2 дней в неделю. Когда подготавливаются отчеты для штатных и федеральных властей и для целей страхования, машина используется круглосуточно. Компания "Анчор Серум" использовала свою вычислительную машину для экономии времени, улучшения использования персонала, увеличения прибылей и повышения конкурентоспособности. Другие компании небольших размеров, скажем компания, имеющая менее 250 сотрудников, как предполагает журнал "Small Business Administration", могут думать, что им не по силам покупка или аренда вычислительной машины. Эти небольшие коммерческие предприятия, однако, могут прибегнуть к услугам имеющихся организаций по обработке данных, обеспечив тем самым для себя экономию времени, рабочей силы и затрат в результате обработки данных с помощью электронно-вычислительной техники. Информация для принятия решения руководством. Вычислительная машина может выполнять огромное количество канцелярской работы с фантастической скоростью — обрабатывать подлежащие оплате и инкассации счета, накладные, счета потребителей, делать анализ продаж и т. п.; давать руководству краткую и своевременную информацию, необходимую для принятия решений. В первые несколько лет применения вычислительных машин они были заняты обработкой огромного количества документов, подходящих для обработки с большой скоростью. Например, в 1958 г. в исследовании по вопросам применения электронно-вычислительной техники в коммерческом деле "Фонд по контролю"1 обнаружил, что для выполнения лишь одной финансовой операции (обработки ведомостей заработной платы) требуется в 12 раз больше машинного времени, чем для выполнения всех других видов операций, связанных с анализом, моделированием и линейным программированием, вместе взятых. Большинство компаний, установивших вычислительные машины, сделали это в силу предполагаемой экономии канцелярских затрат. Вычислительные машины в определенной мере возникли из потока растущего объема канцелярской работы. Однако многие компании считают, что их канцелярские расходы остались без изменений. Руководители высшего ранга начинают переносить упор с функции вычислительных машин как "фабрики бумаг", т. е. с ориентации на них как на источник сокращения затрат на более широкое использование вычислительной машины для увеличения прибылей. Они начинают осознавать, что вычислительная машина намного ценнее для них как источник качественной информации для руководства, необходимый для принятия решения и контроля, чем как средство снижения расходов на заработную плату канцелярского персонала. Действительно комплексная система информации. Высшие руководители не имеют недостатка в информации и отчетах. Отделы и подотделы их компаний — производственные, учетные, сбытовые, технические — все нуждаются в отчетах и составляют их, собирая свои собственные данные, представляемые для различных целей. Столкнувшись с необходимостью принятия важных решений на основе коммерческой информации, "бесконечной и беспредельной в отношении дублирования", высшее руководство часто чувствует себя крайне неуверенно, сказал один из высших руководителей. Высшее руководство нуждается в отчетах, отражающих деятельность предприятия в целом, а не с точки зрения интересов его отдельных подразделений. Им нужны отчеты, отражающие все аспекты продукции, рынка и предприятия. "Отчеты для руководства, — отмечает Джеймс Д. Галлахер, — должны соответствовать уровню руководителей, которые их получают: чем выше положение руководителя, тем насыщеннее и лаконичнее должен быть отчет". Региональный руководитель сбыта, например, нуждается в большом числе подробных статистических данных о продажах, составляемых периодически по всем подчиненным ему торговым предприятиям. Такие статистические таблицы будут длинными. С другой стороны, вице-президент компании, занимающийся вопросами сбыта, нуждается лишь в итоговых статистических данных и в общем итоге по всем географическим районам. Президенту может потребоваться лишь текущий итог (один показатель) по всей стране. "Эффективная система информации руководства, — отмечает Галлахер, — облегчает процесс принятия решения, обеспечивая руководителей как бы одним средством для достижения оптимальных целей компании в целом, а не более узких целей того или иного из ее отделов". Прогноз коммерческой деятельности — наука. Прорыв в информации руководства никоим образом не ограничивается влиянием на систему более быстрой и увязанной обработки данных. Огромное значение также имеет превращение коммерческого прогноза в науку, позволяющую "заглянуть" в будущее. Планирование коммерческой деятельности всегда связано со взглядом в будущее — прогнозом, и коммерсанты всегда разрабатывают свой курс действий на основе своих прогнозов. В течение поколений они делали это главным образом на основе интуиции. В последнее время они стали основывать свои решения на прогнозах, составленных на базе данных за прошедшее время и на тенденциях развития. Джордж В. Чейн, вице-президент по финансовым и административным вопросам "Радиокорпорации Америки" говорит: "Для того, чтобы снабжать товарами и услугами растущую экономику... иметь эффективную структуру и эффективно действовать... управлять внутренними и внешними взаимосвязями... принимать своевременные и разумные решения, бизнес сейчас не может больше полагаться на традиционные методы и сбор информации". При современном состоянии бизнеса во времена быстрых падений и изменений, говорит Чейн, "...рамки успеха становятся слишком узкими, затраты слишком высокими, риск слишком большим, время слишком недостаточным, а конкуренция слишком сильной для того, чтобы действовать на основе предчувствия, интуиции или прошлой истории". Менее чем за 10-летие коммерческий прогноз превратился в науку. Это превращение было достигнуто путем объединения возможностей вычислительной машины обрабатывать данные и математической точности исследования операций. При применении техники исследования операций обычно получается математическая модель (в действительности сложное математическое уравнение), дающая альтернативные методы подхода к указанным целям и показывающая возможные последствия решений, которые может принять руководство. Когда модель применяется для помощи руководству в принятии решений при определенной коммерческой конъюнктуре, необходимы как быстрота, так и мощность вычислительной машины. Модель в одном из проектов "Радиокорпорации Америки" насчитывала "смесь" 49 переменных величин. Максимально человеческий мозг может охватить отношения только 3—4 переменных. Ряд крупных компаний применяет математические модели и вычислительные машины для перспективного планирования деятельности всей корпорации в целом — планирования, которое затрагивает более широкий круг вопросов, чем финансы, учет, программы, контроль запасов и другие текущие коммерческие операции. "Радиокорпорация Америки", применявшая такую модель для подсчета результата выборов в ноябре 1960 г., использовала модели и вычислительные машины для того, чтобы дать возможность руководству "видеть сразу, каковы должны быть вероятные результаты определенных решений". Один из случаев применения моделей Чойн описывает следующим образом: "Мы применили ее в одном из наших небольших подразделений. Цель состояла в том, чтобы максимально увеличить прибыли выше 10%, получение которых требовалось при продажах. Модель дала рекомендацию о полном преобразовании операций по сбыту, о переходе от прямых продаж к продажам через торговцев. Более того, математическая модель, примененная на вычислительной машине, проанализировала и дала прогноз того, что произойдет, если структура торговли будет изменена. Это было неожиданно, поскольку самая крупная конкурирующая компания получала отличные результаты при прямом сбыте. Однако, когда мы применили эту модель для изучения стратегии сбыта конкурента, мы обнаружили, что в данном случае прямые продажи являлись наиболее подходящими для его конкурентоспособности. Таким образом, модель дала нам ясную картину отношений между конкурентоспособностью и оптимальной стратегией сбыта. В январе 1959 г. мы решили следовать этой рекомендации. В течение года продажи увеличились на 50%, в то время как расходы по торговле сократились на 40%. Кроме того, модель показала районы наибольших возможностей для сбыта. И вновь, к нашему удивлению, они оказались не там, где мы и конкуренты сосредоточивали свои наибольшие усилия. Они были в местах, где был фактический рыночный вакуум. Мы двинулись в эти районы и заполнили вакуум". Центры, оказывающие услуги по обработке данных (вычислительные центры) Такой вычислительный центр по обработке данных имеет оборудование для оказания услуг компаниям, которые желают "арендовать" эти услуги. Он обрабатывает данные в своих конторах. Компания, нуждающаяся в услугах, может воспользоваться центром, имеющим перфорационное оборудование или вычислительную машину (или машины), или то и другое. Некоторые центры специализируются на оказании определенных видов услуг, таких, например, как услуги по использованию электронно-вычислительных машин, предоставляемых банкам, страховым компаниям и т. д. . Развитый центр оснащен для того, чтобы выполнять все общие коммерческие операции, включая обработку счетов, подлежащих оплате, поступлений по счетам, контроль товарных запасов, определение затрат труда и материалов, заработную плату, контроль производства, заказы на закупки, прогнозы и анализ продаж. Он также может осуществлять операции, связанные с исследовательской, конструкторской и научной работой, например, линейное программирование, теплоснабжение, термическое напряжение, вариационный анализ и т. д. Многие центры созданы и содержатся крупными фабрикантами оборудования, такими, как "Интернешэнл Бизнес машина", "Национальная компания кассовых аппаратов", "Радиокорпорация Америки", отдел УНИВАК корпорации "Сперри рэнд". Другие не имеют прямой связи с изготовителями оборудования и принадлежат и содержатся либо отдельными лицами, либо корпорациями, предлагающими свои услуги. Ярким примером такого рода корпоративного центра по оказанию услуг является компания, имеющая отделения в 7 городах Соединенных Штатов, а также в Париже, Лондоне и Мехико. После открытия в 1956 г. первых центров, применяющих электронно-вычислительное оборудование, увеличение количества таких центров было феноменальным. В. X. Эванс, вице-президент по административным вопросам "Ассоциации организаций, оказывающих услуги по обработке данных", образованной в 1960 г., считает, что в конце 1961 г. насчитывалось 500 центров (один фабрикант имел 80 центров). Их число быстро растет. При такой широкой распространенности центров большинство небольших коммерческих предприятий могут легко найти один из них, и отдаленные небольшие коммерческие предприятия могут связаться с центром с помощью арендуемого телеграфа, точно так же, как разбросанные отделения компании связываются с главной конторой и передают ей данные. Огромные достижения имеют место в сети связи и в использовании этих сетей для передачи коммерческих данных. К 1970 г. связь по передаче коммерческих данных, как ожидается, будет равна или превысит всю остальную связь. Кто пользуется центрами? Центры по обработке данных предоставляют в полном объеме услуги по обработке данных небольшим компаниям, а также оказывают помощь в обработке данных более крупным компаниям. Их услугами пользуются 4 типа компаний. 1. Компании, которые недостаточно велики для того, чтобы оправдать содержание своих собственных установок. Один специалист считает, что имеется по меньшей мере 10 тыс. компаний, размеры и операции которых не оправдывают покупку или аренду вычислительной системы, но которые, однако, получают значительные выгоды от быстроты и точности обработки данных с помощью электронно-вычислительных машин. 2. Компании, имеющие полные установки, но прибегающие к услугам центров в целях получения "поддержки". В эту группу входят компании, имеющие постоянное превышение объема работы, которая при этом недостаточно велика или недостаточно продолжительна, чтобы оправдать приобретение дополнительного оборудования и содержание высококвалифицированных и высокооплачиваемых операторов, которые будут простаивать часть времени. Для подобных компаний центры могут поглощать пики в колебаниях рабочей нагрузки и тем самым помочь стабилизировать затраты. Центры также помогают объединять взаимосвязанные, но разделенные виды деятельности в рамках той же самой корпорации, и они предоставляют средства для обработки данных децентрализованным отделам или подразделениям крупных корпораций, которые не желают организовывать у себя операции по обработке данных. 3. Компании, которые нуждаются в детальном программировании вычислительной машины только один раз или редко, для выполнения очень специализированных коммерческих или инженерных расчетов. 4. Компании, планирующие установить перфорационное или вычислительное оборудование, используют вычислительные центры для ознакомления с этим делом перед переходом на механизированные или электронные методы обработки данных. Такого рода услуги центров могут быть полезными для компаний всех размеров. Вез центра обслуживания компания, устанавливающая вычислительную машину средних размеров, могла бы потратить по меньшей мере 200 тыс. долл., для того чтобы "подготовиться" к обработке данных. Одна крупная организация по обслуживанию имеет вычислительную систему даже в автомашине, которая подвозит электронное оборудование прямо к дверям потребителя для предварительного обучения и практики перед установкой машины. Как работают центры? Компания, пользующаяся услугами центра, может послать ему сырые данные в форме первичной отчетности, например, карточки о времени работы, сведения о продажах или счета-фактуры, или данные, нанесенные на перфокарты, бумажную или магнитную ленту. Вычислительные центры принимают как те, так и другие виды данных. Они будут обрабатывать данные: а) для выполнения повседневных или периодических учетных или коммерческих конторских операций, б) для снабжения информацией, необходимой для принятия решений или более лучшего и быстрого контроля со стороны руководства. Ниже приводится несколько примеров. — Каждый месяц один мелкий фабрикант посылает отчетность центру обслуживания, получает написанную на машинке ведомость для книги, счетов, отчет о доходах и баланс за каждый месяц. Эта работа стоит 35 долл. в месяц. — Одна компания средних размеров посылает в центр составленные вручную ведомости об отработанном времени и выходе на работу, получает еженедельно 375 напечатанных на машинке чеков на выплату заработной платы, еженедельный реестр вычетов, квартальный отчет и 941 форму, а также ежегодные формы W-2. Эта работа стоит 350 долл. в месяц. — Один универмаг с 5 филиалами ежедневно передает чеки о продажах в центр обслуживания, получает ежедневные, еженедельные и ежемесячные анализы продаж по отделам, полумесячные отчеты о комиссионном вознаграждении клерков, ежемесячные и полугодовые сведения о продажах отдельных видов товара. Эта работа стоит 1000 долл. в месяц. — Одна крупная транспортная компания, имеющая комплексную вычислительную установку, переносит данные о заработной плате с перфокарт на магнитную ленту и направляет ее на стороннюю вычислительную машину для получения данных об общей сумме заработной платы, налогах, вычетах и чистой заработной плате. — Одна городская автобусная компания использует центр обслуживания для корректировки графика движения автобусов на основе загрузки их пассажирами. Работа, которая обычно занимала несколько недель, производится на электронно-вычислительной машине за 20 мин. Зная, сколько автобусов требуется на разных маршрутах в различное время, компания может эффективнее руководить работой автобусного парка. — Одна строительная компания хотела получить анализ нагрузки для планирования на фабрике трех систем трубопроводов. Обычно для расчета такого анализа требуется 2 человеко-месяца. В данном же случае инженер потратил 2 часа для внесения спецификаций на специальные формуляры и послал их в центр для расчета на электронно-вычислительной машине. В пределах 24 час. центр возвратил расчет, в котором компании указывалось, какой должен быть диаметр трубы и толщина ее стенок. Эта услуга стоила 333 долл. Компания сэкономила 7 тыс. долл. Многие центры обслуживания по заказам потребителей производят аналогичные операции на перфорационном или электронно-вычислительном оборудовании. Они разработали серию основных методов для выполнения подобных работ. Для компаний, пользующихся этими методами обработки данных, работа выполняется быстрее, при меньших затратах, поскольку ликвидируются затраты на однократное программирование. Такие комплекты методов имеются для обработки данных розничных магазинов, финансовых учреждений, промышленных компаний, коммунальных предприятий, отдельных специалистов и учебных заведений. Для удовлетворения потребностей клиентов центры оказывают услуги в соответствии с регулярно составляемым расписанием, а также по мере возникновения специальных потребностей. А поскольку клиенты обычно хотят; чтобы обработка данных производилась быстро (часто во внеурочное время), центры могут работать круглосуточно, 7 дней в неделю. Самым напряженным временем работы для некоторых центров являются суббота, воскресенье и ночные часы. Не является необычным, когда центр получает данные, например, в 5 час. вечера в среду и выдает обработанную информацию в окончательной форме в 8 час. утра в четверг. Центры, оказывающие услуги по обработке данных, устанавливают цены за свои услуги различным образом. Оплата часто представляет собой стандартные расценки за единицу выполненной работы — практика, которая имеет преимущество для клиента, поскольку заранее установленный прейскурант ставок позволяет ему точно подсчитывать и контролировать затраты. Стоимость выполняемых работ очень различна и зависит наряду с другими элементами от объема выполненной работы, объема информации, которую желает получить клиент, оборудования, использованного для выполнения работы, и места нахождения. На основании обследования оплаты выполняемых работ, проведенного в 1961 г., журнал "Modern Office Procedures" приводит следующие сведения о среднечасовой плате за пользование услугами перфорационного оборудования: перфорирование и верификация — 3,75 долл., перенос данных с ленты на карту или сортировка — 5,5 долл.; раскодирование — 5,25 долл.; подсчет — 8 долл. и табулирование —10,5 долл. Почасовые ставки за обработку данных на электронно-вычислительных машинах колеблются от 25 долл. в час для небольшой вычислительной машины до 550 долл. и выше для крупных и сложных систем. Плата за услуги специалистов отражает их квалификацию: для специалистов по анализу, которые сводят сложные проблемы к форме, которую можно запрограммировать, и старших программистов — 15 долл. в час, а для младших программистов — 10 долл. в час. Некоторые центры были созданы для оказания услуг по обработке данных определенным клиентам или членам данной корпорации, например "Корпорации по обслуживанию бирж Среднего Запада", созданной "Биржей Среднего Запада". Вводные данные подготавливаются фирмами, являющимися членами корпорации, и передаются по телетайпу. За 1 мин. эта система может рассчитывать 540 сделок, печатать 50 таблиц и анализировать и переделывать 200 счетов или переносить и печатать 500 биржевых сделок. Фирмы, являющиеся членами корпорации, получают ежедневно сообщения о покупках и продажах, карточки о движении наличности, сведения о сальдо на счетах клиентов и брокеров, а также информацию о дивидендах и доверенностях. Раз в неделю передаются подробные записи акций, включая пробные балансы клиентов и брокеров и комиссионные продавцов. Ежемесячные отчеты содержат отчеты для клиентов, расчеты и данные о комиссионном вознаграждении брокеров. Первоначально членами корпорации были 42 брокерские конторы в 7 городах Среднего Запада. Примечания 1. Имеется в виду одна из общественных организаций, финансирующих научно-исследовательскую работу в области организации финансового контроля, бухгалтерии и т. д. — Прим. ред. Содержание   www.pseudology.org